Qu’est-ce qu’un logiciel de prise de rendez-vous ?

logiciel de prise de rendez-vous


Un logiciel de prise de rendez-vous est un outil utile pour faciliter et simplifier la prise de rendez-vous habituellement effectuée par un service de secrétariat.

Désormais, avec un outil de prise de rendez-vous, les actions sont effectuées par un logiciel et non plus pas des collaborateurs. Le rendez-vous n’est plus pris par le professionnel mais par le client et enfin, l’entreprise possédera une digitalisation complète de son planning.

Quels sont les avantages d’un logiciel de prise de rendez-vous :

Si une entreprise décide d’adopter une solution de prise de rendez-vous, c’est qu’elle lui a été présentée avec de nombreux avantages tels que :

  • Gain de temps

L’outil permet à une entreprise de gagner du temps et tout particulièrement aux professionnels à qui l’action lui a été retirée pour ensuite être redistribuée au logiciel. Le temps gagné pourra permettre de se consacrer à d’autres actions de l’activité.

  • Un planning optimisé :

Puisque l’outil de prise de rendez-vous est un logiciel en ligne, cela permet aux collaborateurs d’y avoir accès à tout moment, qu’il s’agisse d’un accès ordinateur ou smartphone. L’édition d’un planning en ligne rend sa lecture plus claire et facilite nettement son administration.

Du côté client, un logiciel de prise de rendez-vous présente également des avantages puisque cela permet de diminuer les annulations ou les oublis de rendez-vous puisque le client reçoit automatiquement des notifications à l’approche de son rendez-vous.

Malgré tout, si le client souhaite annuler son rendez-vous, le professionnel sera lui aussi averti du trou effectué dans le planning et peut par la suite gérer et combler avec un autre rendez-vous.

  • Grande connaissance de ses clients

Comme un logiciel CRM, un outil de prise de rendez-vous collecte les données et les centralise afin de garder certaines informations de leur client et de pouvoir les réutiliser soit en interne soit si le client vient à recontacter l’entreprise.

  • Expérience utilisateur améliorée

De nos jours, les clients se sont suffisamment familiarisés avec le digital et n’ont que peu de crainte à l’idée de prendre un rendez-vous en ligne. L’avantage de cet outil pour l’expérience client, c’est que la prise de rendez-vous est faisable n’importe quand également au-delà des horaires de l’entreprise.

Les logiciels de prise de rendez-vous : Pour qui et pour quoi ?

Lorsqu’un professionnel adopte un outil de prise de rendez-vous, il doit renseigner toutes les données qui lui sont liées à savoir ses disponibilités ainsi que d’autres paramètres intégrés. C’est un outil rapide et simple à prendre en main, accessible à tous. Voyons dans quel secteur d’activité ce genre d’outil se montre nécessaire :

  • Les professions libérales :

Qui de mieux pour représenter la gestion du temps et la prise de rendez-vous que les travailleurs libéraux. Ayant de nombreuses demandes et l’organisation de leur planning mensuel pouvant vite devenir encombrer, un logiciel de prise de rendez-vous leur permet de se libérer des tâches et des contrôles récurrents sur leur rendez-vous à venir. Cela reste une solution hyper flexible tant pour le professionnel que pour le client, patient, etc..

  • Les sales :

Pour les commerciaux, ils ont tout à gagner que de ne pas se montrer trop percutants envers le/les prospect(s) par risque de ne jamais les convertir en client.

C’est là où le logiciel de prise de rendez-vous montre tous ses bénéfices, puisqu’en laissant le prospect exprimé lui-même sa volonté de prendre rendez-vous et de choisir le créneau qui lui convient sur la plage disponible, il aura le sentiment d’être le seul décisionnaire de cet entretien entre les deux parties.

De plus, le logiciel se montre également purement bénéfique aux sales dans leur profession souvent très mouvementée au niveau de l’activité commerciale. L’outil de prise de rendez-vous leur permet de se libérer des tâches chronophages de prospection car l’outil s’en charge et également les clients.

  • Métiers à prestations de services :

Voici un secteur paraissant le plus légitime à utiliser un outil de prise de rendez-vous.

De nos jours, lorsque vous êtes prestataire de service, vous ne pouvez plus vous permettre de prendre des rendez-vous depuis les mails ou les appels téléphoniques.

Un logiciel de prise de rendez-vous permet aux entreprises (coiffeurs, mécaniciens, plombiers, …) de se détacher des réceptions de rendez-vous et de laisser le client choisir lui-même ses créneaux sur une plage horaire visible en direct.

La plus-value pour ce secteur qu’est la prestation de services, c’est que le client peut avoir la possibilité de payer en ligne. Ceci déchargera le professionnel d’une autre tâche et le gain de temps ne fera que croître.

De manière générale, un logiciel de prise de rendez-vous améliore l’expérience de consommation pour chacune des parties.

Le professionnel se retrouve déchargé de certaines tâches qui seront désormais traitées de façon automatique et pourra alors se consacrer à d’autres.

Le client lui, se retrouve plus libre dans ses choix, il prend lui-même la décision finale et prend rendez-vous en fonction des disponibilités inscrites sur le planning, mais également en fonction de ses propres disponibilités personnelles.