By Théo

Intégration d’Aircall avec le CRM Karlia

Karlia améliore son CRM en intégrant Aircall !

Permettez à vos collaborateurs (commerciaux, agents de support) de déclencher des appels téléphoniques instantanés en un clic depuis l’ensemble de l’outil CRM Karlia.

Plus aucune note ou mémorisation de numéro, le risque de mauvaise saisie est définitivement supprimé. Le fait d’intégrer Aircall à Karlia présente de nombreux avantages pour vos collaborateurs tels que :

  • Synchronisation, souhaitée ou non, de vos contacts Karlia dans l’application Aircall ;
  • Lancement d’un appel depuis votre logiciel Karlia directement transféré dans l’app Aircall ;
  • Synchronisation des appels dans Karlia en fonction du type d’appel (entrant, sortant, manqué, message téléphonique) avec une synchronisation des tags et des notes ;
  • Ajout d’informations supplémentaires dans l’application Aircall lorsque qu’un contact du répertoire Karlia vous appelle (fiche entreprise, dernière opportunité, etc.) ;
  • Synchronisation entre vos appels et le module de temps dans l’outil Karlia.

Comment intégrer Aircall avec Karlia ?

1- Activation du plugin Aircall dans Karlia

  • Rendez-vous dans les réglages généraux (sous vos initiales en haut à droite), puis dans l’onglet « Téléphonie » et cliquez sur le bouton « Connecter mon compte Aircall ».
  • Identifiez-vous sur la plateforme Aircall et cliquez sur « autoriser » en bas à droite :
  • Ensuite, ajoutez les numéros de téléphone que vous souhaitez synchroniser dans Karlia, puis cliquez sur le bouton vert en bas à droite

Félicitations, la connexion est désormais opérationnelle ! Karlia va maintenant commencer à synchroniser petit à petit votre historique d’appels.

2- Réglages du module de téléphonie

Plusieurs réglages s’offrent à vous maintenant :

  1. Vous pouvez choisir les types d’appels à synchroniser
  2. Vous pouvez activer la synchronisation de votre répertoire Karlia dans Aircall ainsi que l’accès aux enregistrements audio (à savoir que la toute première synchronisation peut prendre quelques heures)
  3. Si vous choisissez d’activer l’accès aux enregistrements audio, vous pourrez définir leur durée de conservation

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Karlia ne stocke aucun enregistrement mais uniquement des liens vers les enregistrements dans Aircall, le but est ici de mettre la même durée que celle définie dans Aircall afin de ne pas avoir de lien expiré dans le logiciel.

4. Faites le lien entre l’utilisateur Karlia et l’utilisateur Aircall

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À la première connexion, Karlia essaie de faire automatiquement le lien entre les utilisateurs Karlia et les utilisateurs Aircall à partir des adresses email des utilisateurs. Vous pouvez si besoin personnaliser et modifier les utilisateurs ici.

3- Affichage des historiques d’appel

Lorsque vous connectez Aircall, Karlia va charger tous vos historiques d’appels toujours enregistrés dans Aircall afin de les avoir dans Karlia (cette opération peut prendre quelques minutes en fonction du nombre d’appels à synchroniser).

Si les numéros de téléphone sont trouvés dans le répertoire Karlia, les appels seront automatiquement liés à la fiche client concernée.

Les tags et notes dans les appels seront également synchronisés dans Karlia.

4- Ajouter un nouveau numéro de téléphone dans Aircall

Si jamais vous ajoutez un nouveau numéro de téléphone dans Aircall, ou que vous avez oublié de sélectionner un numéro à synchroniser, rendez-vous dans le tableau de bord Aircall dans le menu « Intégrations et API ».

Cliquez ici sur l’intégration Karlia, puis dans la section « Numéros liés » ajoutez le numéro de téléphone souhaité.

5- Smart routing dans Aircall

Karlia vous permet d’utiliser le Smart Routing proposé par Aircall. Cette option vous permet d’éviter de donner le numéro direct de vos commerciaux aux clients, et de ne donner qu’un numéro unique de type SVI à vos clients.

Lorsque le client vous appelle, Karlia recherche l’utilisateur rattaché à la fiche client (Client Manager) et transfère automatiquement l’appel à cet utilisateur. Le transfert peut être effectué directement dans Aircall, mais aussi sur un numéro externe (le réglage se fait par utilisateur).

Quels sont les avantages d’intégrer Karlia et son CRM avec Aircall ?

1- Avoir des informations additionnelles à chaque appel

À chaque fois qu’un contact de votre répertoire Karlia vous appelle, des informations additionnelles seront envoyées dans votre application Aircall afin d’avoir l’adresse email, le lien vers la fiche client dans Karlia.

Les champs à afficher sur votre application Aircall sont personnalisables depuis Karlia : dernière opportunité, client manager, date de vente prévisionnelle…

2 – Un clic depuis le CRM pour lancer un appel et téléphoner

Lorsque vous aurez connecté Aircall, tous les numéros de téléphone dans Karlia deviennent cliquables afin de lancer en un clic l’appel sur votre application Aircall : Vous y gagnez un temps conséquent puisque le simple fait de cliquer actionne un appel. Aucune ressaisie n’est effectuée alors aucun risque de se tromper de numéro de téléphone !

3 – Synchroniser vos appels dans le CRM

Chaque appel passé ou reçu est enregistré dans la fiche client correspondante sur Karlia : gardez une trace de tous vos appels et éventuellement les enregistrements correspondants dans votre CRM, en plus des échanges de mails, événements, tâches, etc

4 – Synchroniser les contacts de votre CRM dans Aircall

Une option dans Karlia permet d’enregistrer dans Aircall chaque contact créé dans Karlia. À noter que même si cette option est désactivée, vous aurez toujours les informations additionnelles à chaque appel.