Une gestion des mails ultra performante dans un Crm

Centralisez toutes vos communications depuis un logiciel de gestion des mails et Crm. Connectez boîtes individuelles et partagées et collaborez en temps réel dessus.

Intégrez toutes vos boîtes emails à un outil CRM

Connectez vos boîtes mails professionnelles et d’équipe et rédigez des mails depuis toutes nos solutions. L’intérêt ? Karlia s’utilise de manière complémentaire à votre utilisation d’Outlook ou Gsuite, ou l’inverse !

Synchronisez de manière bidirectionnelle votre boîte mails professionnelle que vous utilisez au quotidien. L’avantage de n’être pas qu’un simple transfert d’emails est que vous retrouvez vos emails dans Karlia mais aussi dans votre gestionnaire de mails (Outlook, Gcalendar…).

Gérez directement vos boîtes mails d’équipe (exemple : contact@, info@, sales@…) depuis Karlia et profitez d’une vraie centralisation de vos communications dans un CRM. Si besoin, les droits d’accès se paramètrent très finement (jusqu’à qui peut supprimer un mail ou non). Profitez d’une collaboration accrue.

Automatisez vos boîtes emails avec une solution Crm

Les emails entrants se classent automatiquement sur les contacts et les entreprises correspondantes. Si vous avez envoyé un mail depuis un contact, client, opportunité ou même un projet, le mail répondu se classe aussi au même endroit. Sans rien faire !

Planifiez l’envoi de vos emails dans le futur. Votre mail doit partir la semaine prochaine seulement ? C’est programmable en un clic. Vous souhaitez effectuer des relances automatiques ? C’est faisable également.

A l’ère du télétravail, le tracking d’ouverture et de clic des emails apparait primordial. Soyez notifié en temps réel des emails ouverts et cliqués. Derrière, relancer un prospect ou client devient très simple depuis notre outil CRM.

Utilisez des fonctions avancées d’emailing

La plupart de vos emails se ressemblent ? Créez des templates de mails pour gagner du temps et ne pas rédiger à chaque fois tout le mail. Ils se gèrent par catégorie en définissant des dossiers (par exemple Sales/support/etc…). Les réponses prédéfinies sont semblables, mais il s’agit d’un paragraphe au lieu d’un email entier. Parfait pour avoir des raccourcis sur des questions récurrentes et techniques.

Avoir des templates et réponses prédéfinies, c’est bien. Insérer des variables automatiquement à partir du Crm, c’est encore mieux. Le nom de l’entreprise, du contact, etc… se remplissent tout seul, ce qui améliore vos relations commerciales ou de support en personnalisant chaque email.

Sur d’autres logiciels, vous perdez parfois le long mail que vous étiez en train d’écrire à cause d’un problème de connexion mail ? Chez Karlia, les mails s’enregistrent automatiquement toutes les 5 secondes.

FAQ sur le CRM mails

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des emails ?


Un logiciel de gestion des emails a pour première vocation de synchroniser vos adresses emails, pouvoir lire vos courriels, et en écrire ou répondre à ceux reçus. Il peut s’agit de boîtes individuelles ou partagées. Appelées aussi boîtes collectives, il s’agit des adresses génériques utilisées pour certains besoins : adresses d’accueil (contact@, info@…), commerciales (sales@, commercial@), de support (support@, csm@) ou autres (compta@, …).

De plus, de nombreuses fonctionnalités apparaissent : tracking des emails, commentaires et mentions sur les emails, partage et assignation, de tags collectifs, …

Pourquoi avoir une gestion des mails dans un logiciel Crm ?


Réponse très simple : centraliser, gagner du temps, automatiser la gestion de la relation clients dans un seul outil. Voici les problèmes que nos prospects ont avant de passer sur notre solution CRM :

– Utilisation d’Outlook ou GWorkspace ou autre
– Emails non synchronisés avec la base de données clients
– Beaucoup de temps passé à enregistrer les mails sur le CRM
– Transfert de mails et CC/CCI en abondance
– Aucune collaboration sur les boîtes mails
– Personne ne sait si un mail a été traité sur les boîtes partagées

Les avantages d’une gestion des emails nouvelle génération dans un Crm ?

Digitalisez son entreprise, c’est bien. Automatisez et collaborez avec un logiciel CRM puissant, c’est encore mieux.

On ne va pas vous vendre le fait que vous utiliserez les boîtes mails uniquement depuis Karlia. En effet, d’après les retours de nos utilisateurs, ils utilisent toujours leur logiciel (Outlook, Gsuite…) et Karlia. Les 2 en mêmes temps. Les avantages de cela.

La synchronisation se fait de manière bi-directionnelle via SMTP, le connecteur Google Workspace (anciennement Gsuite), ou les connecteurs Microsoft Exchange/Office/Outlook. Le bénéfice, c’est que vous retrouvez dans votre CRM et dans votre gestionnaire de mails les mêmes éléments. Soit les dossiers et les emails, et ce, peu importe d’où vous envoyez les emails.

Toutes les boîtes mails peuvent être synchronisées. Les boîtes mails individuelles comme les boîtes partagées (contact@, info@, sales@…). Avec une gestion des droits puissante sur ces dernières.

Le gain de temps se fait principalement via le classement automatique des emails reçus sur les contacts et les entreprises. Cela se fait tout seul, et les utilisateurs n’ont rien à faire. En outre, vous disposez également des templates de mails et des réponses prédéfinies avec l’insertion de variables dynamiques pour éviter les tâches chronophages.

Le gain en termes de productivité se fait via l’aspect collaboratif. Assigner, partager un mail et mettre des commentaires doit être un prérequis dans votre benchmark. Savoir si votre interlocuteur a ouvert/cliqué votre mail envoyé aussi.

Comment la gestion des emails est reliée à notre Crm ?


Dans notre solution Crm, la gestion des boîtes mails est la plus complète du marché. L’aspect collaboratif et automatisé fait gagner un temps énorme, y compris à nous en interne.

Mais au-delà de ça, nous avons voulu relier cette fonctionnalité à tout notre outil :

– Envoi de devis et factures par email
– Envoi de mails depuis une fiche prospect/client/fournisseur
– Envoi de mails depuis un contact
– Envoi de mails depuis une opportunité
– Envoi de mails depuis un projet
– Envoi de mails depuis une tâche

Cerise sur le gâteau pour avoir le meilleur outil de GRC : quand les interlocuteurs vous répondent, les mails sont classés au bon endroit. Donc en fonction d’où vous avez envoyé le mail.