Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion de projet ?
La gestion de projet signifie l’art de gérer un ou plusieurs projets. C’est la démarche utilisée et visant à organiser de bout en bout le déroulement d’un projet.
La responsabilité du chef de projet est de combiner la stratégie (planification) et opération (exécution) pour mener le projet à bien. Il planifie les phases d’avancement et définit les objectifs stratégiques avec les parties prenantes.
La notion de projet
Définition
Un projet est une activité définit dans le temps avec une date de début et de fin. Un projet comprend plusieurs sous-tâches ayant pour objectif d’aboutir au projet ensemble. Ces sous-taches comprennent des conditions en termes de temps, de personnes et de ressources nécessaires à la réalisation du projet.
Les 5 phases
- Le lancement / initiation : l’équipe évalue les fondements du projet ;
- La planification : mise en place de la feuille de route du projet ;
- L’exécution : étape où le projet prend forme et que tous les collaborateurs se donnent à des taches et à des détails spécifiques du projet ;
- La surveillance / contrôle : garder un œil sur l’avancement du projet, organiser des réunions pour mettre la situation au clair dans votre équipe ;
- La clôture : faire le point avec votre équipe sur les bons et mauvais aspects qui ressortent de l’expérience du projet (pour améliorer les conditions du prochain), puis finaliser les livrables et informer chaque partie prenante du projet.
Le lexique et les fondamentaux de la notion de projet
6 termes à connaître pour les chefs de projets :
- Parties prenantes : toute personne ayant un intérêt dans le projet ;
- Ressources : Ressources tangibles et/ou intangibles nécessaires à la réalisation du projet ;
- Livrable : Biens ou services tangibles et/ou intangibles produits suite à la réalisation d’un projet ;
- Dépendances : liaison faites entre chaque tâche à réaliser dans un ordre précis et strict ;
- Feuille de temps : Méthode permettant d’enregistrer et d’effectuer un suivi du temps consacré à une tâche précise ;
- Triangle de fer / Triple contraire : Combinaison de 3 restrictions mères d’un projet : Objectif / Délai / Coût. Elles sont interdépendantes, chaque fois qu’une d’entre elles est modifiée, les autres en sont automatiquement impactées.
Bénéfices d’une bonne gestion de projet
10 points bénéfiques qu’apporte une bonne gestion de projet :
- Répondre aux attentes de toutes les parties prenantes ;
- Apporter ordre et clarté ;
- Garder un axe et des objectifs précis ;
- Optimiser les ressources ;
- Définir un plan d’actions réaliste ;
- Garantir un contrôle de la qualité ;
- Gérer les risques ;
- Assurer une surveillance continue ;
- Réduire le risque d’échec ;
- Gérer la réussite et l’échec pour en tirer des leçons.
Les principes clés de la gestion de projet
Il existe certains fondamentaux méthodologiques à ne pas manquer pour mener à bien vos projets. Avant le début du projet et lors de son développement, vous devez vous poser 3 questions majeures :
- Que reste-t-il à faire ? : Tâches restantes à accomplir pour atteindre les objectifs et compléter le projet ;
- Quand et dans quel ordre dois-je accomplir mes tâches ? : Définissez le point de départ ainsi que le point final du projet avant d’organiser l’ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées.
- Où en est le projet ? : Afin de répondre à cette question il va falloir fixer des étapes clé par rapport à vos budgets, vos deadlines et le résultat.
Les différents rôles de la gestion de projet
La gestion de projet est une épreuve d’équipe et se fait rarement en solitaire. Voici les différents rôles nécessaires à la réalisation :
- Le chef de projet : Dirige chaque étape de projet et est chargé de convaincre les parties prenantes dans la réalisation de leurs tâches ;
- Le sponsor de projet : Le sponsor est la personne à la base du projet, celle qui en a eu l’idée et qui s’assure des bénéfices et bons résultats apportés ;
- Le conseil externe : Personne externe au projet pouvant donner un avis et une vision extérieur et objective. Ils permettront d’apporter une approche différente ;
- Les membres de l’équipe ;
- La partie prenante : Un individu ou un groupe ayant un intérêt direct dans le projet et à qui le chef de projet va communiquer avec eux tout au long du projet pour les solliciter sur certaines observations qu’ils auraient eues ;
- Le client : Personne qui paye pour le résultat final. C’est lui qui détermine la valeur du projet.
Méthodologie dans la gestion de projet
Pour mener à bien vos différents projets, voici 3 méthodologies qui vous seront utiles :
- Cascade : Cette méthodologie est progressive. Chaque tâche d’un projet est la continuité de la précédente. Un fil rouge est suivi sans aucun débordement.
- Agile : C’est une méthode permettant d’obtenir des résultats rapidement en travaillant de manière répétée. Votre temps de travail est limité et vous êtes dans une période d’activité intensive pour effectuer le plus de choses dans un temps imparti.
- Scrum : Comme la méthode Agile, la méthode Scrum est une phase de sprint dans votre parcours de projet. Néanmoins, certaines tâches peuvent se chevaucher ce qui comprend des modifications récurrentes à apporter tout au long de la phase.
Les bénéfices de la gestion de projets
- Approche de la gestion de projet standardisée ;
- Décisions beaucoup plus éclairées ;
- Un apport optimal de vos ressources ;
- Visibilité et gestion des tâches améliorées ;
- La budgétisation, les prévisions ainsi que la gestion des risques seront optimisées ;
- Du temps et de l’argent d’économisés ;
- Efficacité du travail collaboratif ;
- Satisfaction client améliorée.
Grâce aux outils de gestion de projet, vous pouvez centraliser les informations, suivre les tâches planifiées et mieux évaluer et ajuster vos charges de travail sans perdre de vue vos objectifs. Le tout est de savoir laquelle de toutes les fonctionnalités que les logiciels offrent aurez-vous réellement besoin ?
Pourquoi certains projets échouent ?
La gestion de projet n’est pas une tâche aisée. Elle se montre encore plus complexe si vous en gérez plusieurs en simultanée. Voici 7 raisons pour lesquelles un projet pourrait mal se dérouler :
- Mauvaise communication : c’est la principale raison pour laquelle un projet n’aboutit pas. La mauvaise communication risque d’entraîner des attentes différentes, des egos froissés, du stress, un manque de vision globale, de la démotivation et un travail bâclé ;
- Mauvaise planification : Si vous ne parvenez pas à définir précisément le périmètre, les responsabilités et le calendrier de votre projet, vous aurez un manque de soutien de la part de votre entreprise / un manque de ressources et de temps / Le non-respect des délais / des membres de l’équipe et/ou des clients mécontents ;
- Manquer certaines informations : S’assurer d’être au courant de l’avancement de chaque problématique clé pour avoir un bon suivi de son projet ;
- Utiliser de mauvais outils : L’utilisation de plusieurs outils et logiciel dans la gestion de votre projet peut embrouiller votre esprit et vos tâches également. Opter pour un logiciel pas trop complexe et assez souple d’utilisation ;
- Manquer de surveillance et de contrôle : Effectuer des contrôles réguliers et faire des mises à jour. Faire le point régulièrement avec son équipe permet de minimiser ces problèmes ;
- Manquer de gestion des risques : Qualifier, Quantifier et Anticiper les risques ;
- Modifier le périmètre / changer les objectifs : Modifier une infime parcelle de son projet entraîne la modification dans son entièreté. Si cette modification n’est pas prise en compte ou simplement pas étudiée, cela risque de faire couler votre projet dans l’échec.
Les fonctionnalités d’un outil de gestion de projet :
7 fonctionnalités de l’outil de gestion de projet, conçu pour mener à bien vos équipes, ont été recensées :
- Planification : La planification est la fonctionnalité principale au cœur de toute activité présente dans votre logiciel de gestion de projet. Un outil de gestion de projet doit vous permettre à vous et à vos collaborateurs de faire un suivi de vos tâches planifiées ainsi que les échéances ;
- Gestion de tâches : La gestion des tâches va vous permettre de diviser votre projet en sous-tâches et de les liés directement à vos budgets ;
- Collaboration / Communication : Les logiciels de Gestion de projet sont utiles pour le partage et le stockage de données relatives au projet. Chaque collaborateur peut avoir accès direct aux informations et tâches effectués et enregistrées ;
- Rapport d’analyse : Le rapport d’analyse vous permet de mieux appréhender certaines étapes de votre projet. Vous aurez un rapport détaillé vous fournissant toutes les informations nécessaires pour répondre aux questions essentielles de votre projet en cours.
- Gestion du budget et des ressources : grâce à une certaine centralisation des outils nécessaires à la gestion de projet, vous pourrez gérer plus facilement vos budgets en fonction de vos réservations, vos ressources utilisées et planifiées et du coût de toutes ces informations. Le logiciel vous permet de respecter votre budget d’éviter des pénuries de ressources mais également des doubles réservations ;
- Feuille des temps : La feuille des temps vous indique les tâches qui ont demandé le plus de temps à consacrer durant le projet. Cela vous permet une meilleure appréhension de vos futures estimations, de vos coûts et vos délais.
- Intégrations : Le grand plus, c’est qu’avec un outil de gestion de projet vous avez la possibilité d’effectuer des intégrations de vos autres logiciel utiles à la gestion de vos projets. Cela vous apporte plus de transparence et une grande accessibilité sur vos différents outils.
Pour aller plus loin
Pour aller plus loin
Comment notre CRM est lié à nos autres fonctionnalités ?
Tout d’abord, qu’est-ce que la base de notre outil CRM ? Il s’agit de 3 fonctionnalités : la gestion des contacts et des répertoires, la gestion des emails (boîtes individuelles et collectives) et des agendas.
En effet, nous proposons 4 solutions pour gérer la relation client :
- Prospection et ventes (automatisations, gestion des opportunités et devis)
- Facturation (gestion commerciale, acomptes, factures, rapprochement bancaire)
- Gestion et suivi de projet (planification automatisée, gestion collaborative, analyse de la rentabilité et refacturation)
- Ticketing et support client
Peu importe la ou les solutions utilisées, la base CRM sert tout le logiciel de la même façon :
- Répertoires et contacts : tous les objets y sont rattachables (temps, opportunités, projets, factures…)
- Envoi d’emails (depuis une opportunité, un projet ou une tâche, envoi de relances clients ou de factures…)
- Evènements et agenda (rdv dans les projets, opportunités, rdv qui incrémentent les temps …)