Accès collaborateur
Pour suivre vos congés ou absences, rendez-vous dans le menu Ressources Humaines sur la gauche > Absences.
Vous retrouverez ici :
- Le suivi des compteurs avec la possibilité de voir l’estimation sur un mois en particulier
- La liste des précédentes absences enregistrées ou en attente de validation
Pour déclarer une nouvelle absence, cliquez sur le bouton bleu tout en haut, ajustez les dates et le type d’absence souhaité.
La durée est automatiquement calculée, les jours de weekend et jours fériés sont décomptés : il faut si besoin se référer à l’administrateur RH pour la méthode de calcul de décompte des jours (jours ouvrés, ouvrables, …)
Si jamais vous souhaitez poser 5 jours pour 2 types d’absences différents (3 jours de congés payés et 2 jours de RTT par exemple), il faudra créer deux demandes d’absences différentes.
Accès manager ou administrateur RH
En tant qu’administrateur RH ou manager, ce menu permet également d’avoir les compteurs pour les autres collaborateurs, et de pouvoir voir la liste des absences des autres collaborateurs, ainsi que les valider ou refuser.
Pour valider ou refuser des absences, vous pouvez soit les sélectionner en masse dans le tableau (après avoir ajusté les filtres) ; ou sinon il suffit de cliquer sur la ligne souhaitée pour ouvrir la popup avec le détail et accepter ou refuser.
Autres types d’absences
Les administrateurs RH ont également la possibilité d’enregistrer des absences « autres », comme par exemple des arrêts maladie, congés sans solde, etc…
Pour cela il faut reprendre le bouton « nouvelle absence » tout en haut, sélectionner le collaborateur et ajuster les dates et le type d’absence.
Qui valide les absences ?
Par défaut, c’est le manager qui valide les absences, ou les administrateurs RH.
Si jamais le champ « manager » n’est pas complété sur la fiche utilisateur, c’est l’administrateur RH qui pourra alors valider l’absence.
Il est possible de personnaliser la ou les personnes qui valident les absences, sans forcément mettre le manager : rendez-vous pour cela dans le menu Ressources Humaines > Administration > Collaborateurs > sélectionnez le collaborateur souhaité et modifiez la section « contrat ».
Qui est notifié des absences validées ?
Par défaut, seul le collaborateur est notifié des absences validées.
Il est en revanche possible de définir une liste d’utilisateurs à notifier en plus du collaborateur : rendez-vous pour cela dans le menu Ressources Humaines > Administration > Collaborateurs > sélectionnez le collaborateur souhaité et modifiez la section « contrat ».
Quel impact pour les absences validées ?
Lorsqu’une absence est validée, Karlia va automatiquement créer un nouvel événement dans l’agenda synchronisé du collaborateur pour indiquer qu’il sera absent et bloquer ses créneaux disponibles dans Google / Microsoft par exemple.
Les absences des utilisateurs seront également affichés dans le menu Agenda, ainsi que dans le menu Ressources Humaines > Calendrier et le widget de présence des collaborateurs sur le tableau de bord général.
Enfin, ces absences seront prises en compte dans le menu Temps > Planification des temps pour ajuster les dates disponibles.
