Comment importer son catalogue et ses articles ?

Télécharger le fichier d’import sur son ordinateur

En allant sur Catalogue > Roue crantée (en haut à droite) > Import, cliquez sur le bouton « Télécharger le fichier type pour l’import ». Ce fichier xlsx va reprendre tous les éléments configurés du compte et se met à jour à chaque modification, y compris celles des champs personnalisés.

Pour l’exemple :

• Vous configurez votre catalogue avec 5 champs personnalisés à 14h20
• Vous téléchargez le fichier type à 14h30
• Mais vous avez oublié un champ personnalisé et le rajoutez sur le catalogue à 14h35

Il faudra télécharger à nouveau le fichier type pour qu’il y ait toutes les modifications sur le nouveau fichier (cela peut paraître ridicule, mais c’est l’erreur qui arrive le plus souvent)

Mettre en forme ses données sur le fichier d’import

Ouvrez le fichier d’import que vous venez de télécharger. Pour importer des articles, un champ est obligatoire à remplir : le nom de l’article. En fonction des paramètres rentés sur Karlia, notre fichier se met à jour avec les champs et les valeurs paramétrés que vous pourrez voir sur le fichier type.

Pour simplifier les imports et éviter les fautes de frappe notamment, le type d’informations doit respecter un certain format pour qu’elles soient acceptés par notre système.

Champs présents par défaut

• Désignation, Description, Référence

Ce sont des champs libres (texte et chiffres acceptés).

• Catégorie d’articles, Catégorie de vente, Unité, Taux de Tva

Un nombre correspond à une valeur, et ceux-ci apparaissent sur le fichier d’import. Inscrivez ce nombre dans la case et la valeur correspondante apparaitra dans Karlia lors de l’import

Champs personnalisés

Note : les champs personnalisés des fournisseurs sont uniques à ce répertoire et ne sont donc pas partagés avec les prospects/clients pour plus de flexibilité.

• Champs Texte, Nombre entier, Nombre, date (JJ/MM/AAAA), mails, url, adresse

Le format de ces champs à respecter correspond à leur nom.

• Champs Monétaire avec monnaie

Il y a 2 cases à remplir : le nombre dans le champ monétaire et le type de devise dans le champ monnaie. Si rien n’est rempli dans le champ monnaie, cela mettre par défaut la monnaie €.

• Champs Pourcentage

Il faut mettre un nombre entier compris entre 1 et 100

• Les champs Liste déroulante et Utilisateur

Un nombre correspond à une valeur. Il suffit de mettre ce nombre dans le fichier Excel pour que la valeur apparaisse dans Karlia. Attention, il ne peut y avoir qu’une seule valeur.

• Les champs Tags et Utilisateurs

Un nombre correspond à une valeur. Il suffit de mettre ce(s) nombre(s) dans le fichier Excel pour que la valeur apparaisse dans Karlia. Plusieurs nombres sont possibles, il suffit de les séparer par une virgule.

• Le champ Rating

En fonction de votre configuration de ce champ, il faut mettre un nombre entier compris entre 1 et le maximum configuré.

• Le champ Case à cocher

Il faut mettre un nombre entier en fonction de la valeur voulue : 0 pour non coché et 1 pour coché.

• Le champ Couleur

Il faut mettre un champ de type Hexadécimal, c’est-à-dire du format #2377F3.

A partir de vos fichiers que vous possédez déjà, il suffira de faire des copier-coller dans la bonne colonne de notre fichier d’import, et également si nécessaire des copier-remplacer.

Importer son fichier sur Karlia

En revenant sur le Catalogue > Roue crantée (en haut à droite) > Import, il faut maintenant cliquer sur le bouton Charger mes articles et sélectionner le fichier d’import préparé.

• Cliquez sur “Importer“ en haut à droite dans la barre de fonction

Cliquez sur “Charger mes articles”

Sélectionnez le document à importer depuis vos fichiers

1. Choisissez les champs que vous souhaitez conserver
2. Attribuez-leur une catégorie de champs
3. Cliquez sur “Importer” en haut à droite

Annuler un import

Pour voir tous les imports effectués, revenez sur Catalogue > Roue crantée (en haut à droite) > Import. Une liste apparait des imports déjà faits. Si jamais vous aviez mal configuré votre fichier, ou que vous vous être trompé de fichier, il est possible d’annuler l’import en cliquant sur le bouton à droite de l’import correspondant.

Note : En fonction du nombre d’articles et de champs personnalisés du catalogue, l’import peut être plus ou moins long.