Comment créer une facture ?

Créer une facture

La création d’une facture se fait à partir de 2 endroits : l’onglet Documents ou depuis une Kard. 

Depuis l’onglet Documents

  • Si vous souhaitez créer une facture à partir d’un document existant, allez sur la ligne voulue puis sur le bouton Créez une facture.
  • Si vous souhaitez créer une nouvelle facture sans document précédent (devis, bon de commande, …), cliquez sur la flèche en haut à droite du bouton Créer un devis puis sur Créer une facture. Il vous sera demandé de choisir un client existant ou d’en créer un nouveau

Depuis une Kard

  • Si vous souhaitez créer une facture à partir d’un document existant, allez sur le document existant dans le carré Proposition puis cliquez sur le bouton Créez une facture
  • Si vous souhaitez créer une nouvelle facture sans document précédent (devis, bon de commande, …), cliquez dans le cadre « Nouvelle proposition » sur la flèche à droite du bouton Créer un devis puis sur Créer une facture

Remplir l’entête de la facture

  • Date de la facture
  • Date d’échéance
  • Conditions de paiement
  • Référence client
  • A l’attention de
  • Titre
  • Document de référence s’il y a un document antérieur

Remplir le corps de la facture

  • Vous avez la possibilité de créer des produits directement depuis l’édition de la facture ou d’ajouter/retirer des articles à partir de votre catalogue.
  • Pour chaque ligne de produit ou service, vous pouvez éditer la quantité, le prix HT, le taux de Tva et ajouter une remise.
  • Ajout de titre et descriptions (hors articles)
  • Mettre une remise générale

Remplir les options de la facture

  • Ajouter un commentaire
  • Affectez un scénario de relance à la facture

Actions possibles pour l’enregistrement

Prévisualiser

Le bouton se situe en bas à gauche. Si vous cliquez sur ce bouton, il n’y a aucun enregistrement. Il y a simplement le rendu de la facture tel qu’il le serait si vous validiez, mais avec une mention Facture provisoire.

Enregistrer au brouillon

Le bouton se situe en bas au milieu. Si vous cliquez sur ce bouton, vous enregistrez la facture au brouillon et pourrez la modifier après en la réouvrant. Pour minimiser les erreurs possibles, nous vous recommandons de garder au brouillon la facture jusqu’à temps d’être sûr qu’elle ne changera pas et qu’elle a été acceptée.

Enregistrer

En bas à droite, nous arrivons à des actions non modifiables par la suite. Dès lors qu’une facture est enregistrée définitivement, celle-ci n’est plus modifiable ou supprimable. Il faudra passer par la création d’un avoir (qui est gérée automatiquement sur Karlia).

Les actions complémentaires à l’enregistrement :

  • Envoyer la facture définitive
  • Télécharger la facture définitive
  • Marquer comme payée la facture définitive
  • Faire signer électroniquement la facture définitive

Rappel important
Une facture validée n’est pas modifiable ou supprimable.
N’enregistrez définitivement / finalisez votre facture seulement quand vous êtes certain qu’elle ne sera plus modifiée et que tout est correct (sinon il faudra passer par la procédure de modification ou annulation de la facture, entrainant la création d’un avoir).
Une facture au brouillon reste modifiable.