Les réglages d’un projet pas à pas
Depuis un projet, en cliquant sur la Roue crantée en haut à droite (à côté du bouton Nouvelle tâche), vous accédez aux réglages du projet avec différents onglets.
Général
- L’icône du projet, la couleur et le nom du projet
- La date de départ et de fin
Ces dates ne sont pas obligatoires. Par défaut, quand on crée un projet, la date de départ est la date du jour et il n’y a pas de date de fin. Il suffit de cliquer sur le champ correspondant pour sélectionner la date.
Si le projet a du retard, le Project manager est notifié lors du dépassement de la date de fin.
- Le(s) project manager(s)
Lors de la création du projet, la personne qui crée le projet est tagguée en tant que project manager. Plusieurs personnes peuvent être responsable du projet. Ils ont accès à la totalité des informations du projet et sont informés dès que la date de fin du projet est dépassée.
- Le statut du projet
Le statut permet de mieux différencier les projets et implique également la notion de Non clôturé (Nouveau, Planifié, En cours) et Clôturé (statut du même nom : Clôturé).
Note : si vous passez le projet en Statut Clôturé, le logiciel va automatiquement clôturer les tâches et sous-tâches présentes dans le projet et il vous sera proposé d’archiver le projet.
- Le client
Si un projet entier est lié à un client unique, vous pouvez le relier. Dans ce cas, le projet relié apparaitra sur la fiche du client.
Si aucun client n’est sélectionné, vous pourrez affecter tâche par tâche un client.
Gestion des droits utilisateurs
Lors de la création d’un projet, il vous est possible d’affecter la totalité de l’équipe. Si vous ne le souhaitez, il suffit de décocher la case correspondante. Vous pouvez supprimer un utilisateur en utilisant la corbeille. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur ajouter un utilisateur.
Les types de droits présents sur Karlia
- Administrateur : le créateur du projet est par défaut administrateur (mais peut être changé). Il a tous les droits, peut voir et modifier pour les autres.
- Peut modifier pour les autres : L’utilisateur peut modifier les tâches sur lesquelles il n’est pas assigné.
- Lecture seule : l’utilisateur peut seulement consulter mais pas modifier la tâche
- Accès seulement si assigné : ce droit est indépendant des 3 précédents. La personne aura accès seulement si elle est assignée sur la tâche
Les colonnes (ou type de tâches)
Correspond aux types de tâches ou au workflow du projet. Il peut y avoir jusqu’à 12 colonnes qui s’affichent notamment sur la vue Kanban.
Pour augmenter le nombre de colonnes, cliquez sur « Ajouter une colonne ».
Pour supprimer une colonne, il suffit d’effacer le nom d’une colonne et d’enregistrer. La colonne s’effacera automatiquement. Si des tâches (actives ou archivées) sont présentes dans cette colonne, elles seront déplacées sur la colonne à gauche de celle supprimée automatiquement.
Les champs personnalisés du projet
Les champs d’une tâche sont personnalisables pour permettre de coller au mieux à votre activité. Il est possible de les gérer en cliquant sur le bouton « Gérer les champs personnalisés »
Note : la gestion des champs personnalisés est commune à tous les projets mais vous pouvez n’activer que certains champs personnalisés sur un projet. Par exemple, si vous avez 8 champs au total, il est possible de n’en activer que 4 pour un projet si vous avez des types de projets différents.
Le statut des tâches
Il est possible de personnaliser le statut des tâches en cliquant sur le bouton Gérer les statuts.
Les statuts se classent selon 3 catégories : En attente, En cours, Terminé et impactent le reporting. Vous pouvez créer un statut selon une de ces 3 catégories et choisir la couleur.
Cela permettra sur une tâche et sur les vues de pouvoir différencier en un coup d’œil à quel stade en est votre tâche.
Vous pouvez également supprimer des statuts en cliquant sur l’icône poubelle. Néanmoins, 1 statut minimum par catégorie (En attente, En cours, Terminé) est requis.
Note : la gestion des statuts est commune à tous les projets mais vous pouvez n’activer que certains statuts sur un projet. Par exemple, si vous avez 10 statuts au total, il est possible de n’en activer que 5 pour un type de projet.
Les champs du projet
Ces fonctionnalités sont activables et désactivables sur chaque projet
- Priorité : Haute, Moyenne, Faible. Permet de faire un tri sur les vues ; affiche un tableau en fonction de la priorité sur le Tableau de bord des projets
- La description : Si vous ne mettez aucune description sur une tâche, celle-ci est désactivable (non recommandé d’après nos utilisateurs)
- La couleur : permet de différencier visuellement le type de tâche
- Le timer : active le chronomètre d’une tâche
- Date de départ et fin : impacte le tableau de bord et le rapport quotidien. La vue Gantt et calendrier sont basées sur ces dates
La création de phases
Si votre projet comporte plusieurs grandes étapes, il suffit de créer des phases. En cliquant depuis le projet sur la molette de Réglages puis sur Phases, vous pouvez gérer ces différentes étapes.
Les phases ont obligatoirement une date de départ et de fin. Elles sont visibles notamment sur la vue Gantt et Timeline et chaque tâche peut être reliée (ou non) à une phases.
Très utile pour la gestion d’un chantier, d’un gros projet informatique, d’une roadmap. Chez Karlia par exemple, nous les utilisons pour planifier et gérer la sortie des nouvelles fonctionnalités.
La création de vues sur un projet
Pour ajouter une vue, il faut cliquer sur le bouton +, choisir le type de vue et la nommer puis appuyer sur Créer.
A partir d’une vue, il est possible de filtrer, trier ou d’afficher les champs voulus. Un message vous proposera de l’enregistrer pour ne pas avoir à le refaire à chaque fois. C’est le principe des vues.
Pour supprimer une vue, il faut d’abord cliquer sur la vue que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur la corbeille à droite du nom de la vue.
