Comment importer vos prospects et clients ?
Vous souhaitez importer vos prospects et clients en masse pour gagner du temps et éviter un travail chronophage ? Plusieurs étapes pour cela.
Si vous avez des champs personnalisés, il faut aller sur Répertoire > Répertoires prospects/clients > Roue crantée (en haut à droite) > Champs personnalisés pour les paramétrer en amont. Sinon les champs ne seront pas importés et devront être sélectionnés entreprise par entreprise manuellement.
Télécharger le fichier d’import sur son ordinateur
En allant sur Répertoire > Répertoires prospects/clients > Roue crantée (en haut à droite) > Import, cliquez sur le bouton « Télécharger le fichier type pour l’import ». Ce fichier xlsx va reprendre tous les éléments configurés du compte et se met à jour à chaque modification, y compris celles des champs personnalisés.
Pour l’exemple :
- Vous configurez votre répertoire avec 5 champs personnalisés à 14h20
- Vous téléchargez le fichier type à 14h30
- Mais vous avez oublié un champ personnalisé et le rajoutez sur le répertoire à 14h35
Il faudra télécharger à nouveau le fichier type pour qu’il y ait toutes les modifications sur le nouveau fichier (cela peut paraître ridicule, mais c’est l’erreur qui arrive le plus souvent)
Mettre en forme ses données sur le fichier d’import
Ouvrez le fichier d’import que vous venez de télécharger. Pour importer des prospects ou clients, un champ est obligatoire à remplir : son nom. En fonction des paramètres rentrés sur Karlia, notre fichier se met à jour avec les champs et les valeurs paramétrés que vous pourrez voir sur le fichier type.
Pour simplifier les imports et éviter les fautes de frappe notamment, le type d’informations doit respecter un certain format pour qu’elles soient acceptés par notre système.
Les champs par défaut
Ces champs sont communs à tous les comptes Karlia et ne peuvent être supprimés.
- Nom
C’est un champ libre (texte et chiffres acceptés). Ce champ est obligatoire à remplir, sinon la ligne correspondante ne sera pas prise en compte.
- Professionnel/particulier et Prospect/Client
Ces 2 champs fonctionnent de la même façon : il faut écrire dans la cellule Excel le chiffre 0 pour le statut Professionnel et Client et le chiffre 1 pour le statut Particulier et Prospect. Si rien n’est inscrit, la valeur par défaut prise en compte sera la valeur renseignée dans les réglages de la société / Options avancées.
- Les champs adresses
Sur Karlia, il est possible de renseigner 3 types d’adresses avec à chaque fois l’adresse, le code postal, la ville et éventuellement le pays :
- L’adresse principale
- L’adresse de livraison
- L’adresse de facturation
Note : si l’adresse de livraison et/ou de facturation est la même que l’adresse principale, vous n’avez pas besoin de les renseigner.
- Les champs téléphone, téléphone portable et adresse mail
Ces champs doivent respecter chacun le format classique.
- Client manager
En fonction des utilisateurs enregistrés sur votre compte, un numéro unique est proposé. Si rien n’est rempli, aucun client manager ne sera affecté.
- Langue
Concerne uniquement les comptes qui ont plusieurs langues activées (pour rappel : activation dans les Réglages de la société > Options supplémentaires).
Mettre le chiffre 1 pour la langue française, 2 pour la langue anglaise et 3 pour la langue espagnole.
- SIREN, SIRET, Forme Juridique, Activité principale (Code Naf), N° TVA
Ce sont des champs libres.
- Type de Tva, Conditions de paiement, Catégorie de vente
Le champ est à remplir avec le nombre correspondant.
Les champs personnalisés
Les champs personnalisés des prospects et clients sont uniques à ce répertoire et ne sont donc pas partagés avec les fournisseurs pour plus de flexibilité.
Si vous ne savez pas ce que sont les champs personnalisés ou à quoi ils peuvent correspondre, voici la description de tous les champs personnalisés que nous avons et ce pour quoi ils sont principalement utilisés.
- Champs Texte, Nombre entier, Nombre, date (JJ/MM/AAAA), mails, url, adresse
Le format de ces champs à respecter correspond à leur nom.
- Champs Monétaire avec monnaie
Il y a 2 cases à remplir : le nombre dans le champ monétaire et le type de devise dans le champ monnaie. Si rien n’est rempli dans le champ monnaie, cela mettra par défaut la monnaie sélectionnée sur le champ personnalisé.
- Champs Pourcentage
Il faut mettre un nombre entier compris entre 1 et 100
- Les champs Liste déroulante et Utilisateur
Un nombre correspond à une valeur. Il suffit de mettre ce nombre dans le fichier Excel pour que la valeur apparaisse dans Karlia. Attention, il ne peut y avoir qu’une seule valeur.
- Les champs Tags et Utilisateurs
Un nombre correspond à une valeur. Il suffit de mettre ce(s) nombre(s) dans le fichier Excel pour que la valeur apparaisse dans Karlia. Plusieurs nombres sont possibles, il suffit de les séparer par une virgule.
- Le champ Rating
En fonction de votre configuration de ce champ, il faut mettre un nombre entier compris entre 1 et le maximum configuré.
- Le champ Case à cocher
Il faut mettre un nombre entier en fonction de la valeur voulue : 0 pour non coché et 1 pour coché.
- Le champ Couleur
Il faut mettre un champ de type Hexadécimal, c’est-à-dire du format #2377F3.
A partir de vos fichiers que vous possédez déjà, il suffira de faire des copier-coller dans la bonne colonne de notre fichier d’import, et également si nécessaire des copier-remplacer.
Importer son fichier sur Karlia
En revenant sur le Répertoire > Répertoires prospects/clients > Roue crantée (en haut à droite) > Import, il faut maintenant cliquer sur le bouton Charger des entreprises et sélectionner le fichier d’import préparé.
Note
En fonction du nombre de prospects et clients et de champs personnalisés du répertoire, l’import peut être plus ou moins long.
Annuler un import
Pour voir tous les imports effectués, revenez sur Répertoire > Répertoires prospects/clients > Roue crantée (en haut à droite) > Import.
Une liste apparait des imports déjà faits. Si jamais vous aviez mal configuré votre fichier, ou que vous vous être trompé de fichier, il est possible d’annuler l’import en cliquant sur le bouton à droite de l’import correspondant.
Attention
Seuls les prospects et clients du fichier d’import qui ne sont pas rattachés à une Kard et/ou un document seront supprimés.
