Gestion des collaborateurs / profil RH
Rendez-vous dans le menu Ressources Humaines > Administration et cliquez sur le collaborateur souhaité.
Vous pourrez depuis cette page voir et gérer :
- Les informations personnelles ;
- Les coordonnées personnelles ;
- L’adresse personnelle ;
- Les contacts en cas d’urgence ;
- Le contrat ;
- Les coordonnées professionnelles ;
- Les éventuels champs personnalisés ;
- Les types d’absences disponibles : n’oubliez pas d’attribuer les règles d’absence sur chaque utilisateur pour qu’ils puissent les suivre/déclarer
Dans la section Contrat, certains champs sont importants.
Manager : ce champ permet de définir le manager d’un collaborateur, vous pouvez laisser « non défini » pour le directeur si besoin.
Quels sont les impacts ?
- Le manager peut être utilisé pour la validation des absences, pour dire que c’est le manager qui valide les absences. Il est possible de modifier ça pour mettre une personne en particulier (RH par exemple).
- Le manager aura accès à tous les clients/prospects auxquels le collaborateur a accès.
Lieu de travail : ce champ permet de définir le lieu de travail (s’il y en a plusieurs pour votre société), et a un impact avec la grille de jours fériés correspondante (s’il y en a plusieurs aussi)
Validation des absences : ce champ permet de définir qui valide les absences du collaborateur : par défaut c’est le manager, mais vous pouvez le personnaliser en mettant d’autres utilisateurs, notamment du service RH par exemple.
Attention : si un utilisateur n’a pas de manager et que les absences sont validées par le manager, ce collaborateur pourra du coup lui-même valider ses absences.
Gestion des types d’absences
Les types d’absences sont personnalisables et vous permettent de créer des règles avec des jours à créditer tous les mois par exemple.
Par défaut plusieurs types d’absences sont créés, voici l’explication des différents champs :
- Intitulé pour les administrateurs : permet de donner un nom au type d’absence pour les administrateurs (non visible par les collaborateurs). Par exemple « 25 CP » permettant de savoir qu’il s’agit de la règle pour 25 jours de CP par an.
- Type d’absence : intitulé (qui peut être traduit) pour les collaborateurs
- Disponible uniquement pour les administrateurs RH : permet de dire si ce type d’absence ne peut être enregistré que par un administrateur RH, par exemple les arrêts maladie, congés sans solde, etc…
- Suivi du solde : permet de suivre un compteur de jours restants, avec la possibilité de définir un nombre de jours à créditer chaque mois, ainsi qu’une réinitialisation du compteur chaque année. Il est également possible d’autoriser ou non un solde débiteur.
N’oubliez pas d’attribuer le ou les types d’absences souhaités sur les fiches collaborateur, par exemple la règle « 25 CP » et « 10 RTT » sur un utilisateur, pour qu’il/elle puisse les déclarer/suivre.
Gestion des jours fériés
Par défaut Karlia créé une grille de jours fériés pour la France, cette grille n’est pas personnalisable, mais vous avez la possibilité d’en créer une autre et de désactiver la grille par défaut. Il est également possible de créer d’autres grilles supplémentaires, notamment si vous avez un bureau en France et un autre à l’étranger par exemple.
Une fois la grille de jours fériés ajoutée, il suffit de cliquer sur les jours fériés pour les marquer comme férié (ou annuler), puis enregistrer.
Un bouton est également disponible permettant de copier les jours fériés d’une année à une autre.
Enfin, dans les réglages de la grille, vous pourrez personnaliser les jours de weekend, permettant d’indiquer par exemple que le weekend n’est pas le samedi et le dimanche mais le vendredi et le samedi, pour certains pays.
Une fois les grilles de jours fériés personnalisées, pensez à les attribuer aux différents lieux de travail.
Gestion des lieux de travail
Il est possible de gérer plusieurs lieux de travail dans l’outil. L’impact principal est au niveau des jours fériés, car chaque lieu de travail peut avoir une grille de jours fériés différent, et donc impacter dans le module de congés les jours à décompter ou non en fonction des jours fériés ou des weekends.
