12 modèles de facture à télécharger au format Excel et Word
Consultez et téléchargez nos 12 modèles de factures de vente avec les bonnes mentions légales.
Quand on crée une entreprise, il n’est pas évident de commencer. La facturation est une étape essentielle dans la vie de toute entreprise car c’est ce processus qui va garantir sa perennité économique et financière.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture de vente est un document fiscal, comptable et juridique qui permet de démontrer l’existence d’une créance d’un client sur son fournisseur en échange d’une prestation de service effectuée ou la vente de marchandises.
De professionnel à professionnel (B2B), l’émission d’une facture de vente est obligatoire quel que soit le montant. En B2C (facturation à un particulier), l’émission n’est pas obligatoire en dessous d’un certain montant. En revanche, si l’acheteur en demande une (quel que soit le montant), le professionnel est obligé de fournir une facture de vente.
La facture de vente en France est un document légal et est très règlementée.
Découvrez dans cet article toutes les informations à savoir à propos des factures
L’importance d’une facture en entreprise
- Preuve légale et juridique : la facture est un document officiel qui atteste d’une transaction entre un fournisseur et un client. En cas de litige ou de contrôle fiscal, elle constitue une preuve légale des ventes ou des prestations réalisées. Elle est également un support essentiel pour protéger les deux parties en cas de désaccord.
- Obligation légale : émettre une facture est une obligation légale pour la plupart des entreprises, notamment dans le cadre de transactions entre professionnels. Elle doit contenir des mentions obligatoires (numéro unique, TVA, détails des produits ou services, conditions de paiement) afin d’être conforme aux réglementations en vigueur.
- Gestion financière et comptable : la facture est indispensable pour la tenue des comptes de l’entreprise :
- elle permet de suivre les revenus, les dépenses et les flux de trésorerie,
- elle est un élément clé pour préparer la déclaration de TVA,
- elle est nécessaire pour produire les bilans financiers et pour répondre aux audits ou contrôles comptables.
- Suivi et gestion des paiements : une facture bien émise facilite le suivi des paiements :
- elle aide à identifier les factures en retard ou impayées,
- les systèmes modernes permettent d’associer les factures aux relances automatiques pour améliorer les délais de règlement.
- Image professionnelle : une facture claire et bien présentée reflète le professionnalisme de l’entreprise. Cela inspire confiance au client et renforce la crédibilité de la société. Un document personnalisé avec le logo, les coordonnées et des mentions adaptées donne une meilleure impression.
- Outil de gestion commerciale : la facture s’intègre dans le cycle commercial de l’entreprise. Elle est souvent le dernier maillon d’un processus qui inclut devis, bons de commande et livraisons. Une facturation fluide améliore la relation client et contribue à la satisfaction globale.
- Prévention des litiges : en détaillant les produits ou services fournis, les quantités, et les prix, la facture permet d’éviter les malentendus. En cas de différend, elle offre une base claire pour résoudre le problème de manière transparente.
- Nécessaire pour le client : pour le client, la facture est également importante :
- elle sert de preuve d’achat ou de prestation,
- elle est utile pour sa propre comptabilité ou pour demander un remboursement (notamment dans le cadre de garanties ou assurances).
Comment remplir une facture ?
Une facture doit obligatoirement inclure certaines informations essentielles. Voici les éléments clés à faire figurer sur une facture type :
- L’en-tête : mentionnez le nom, l’adresse, les coordonnées de votre entreprise, et éventuellement votre logo.
- Les informations du client : précisez au minimum son nom et son adresse.
- Le numéro de facture : assurez-vous que chaque facture ait un numéro unique.
- La date et l’échéance : indiquez la date d’émission et la date limite de paiement.
- Le détail des produits ou services : incluez la quantité, une description, le prix unitaire hors taxe (HT) et le montant total.
- Le prix TTC : ajoutez le montant total toutes taxes comprises
- Les taxes et remises : spécifiez-les si elles sont applicables.
- Le total général : faites ressortir le montant final dû.
- Les modalités de paiement : expliquez comment et où régler la facture.
- Mentions spécifiques à certaines activités : par exemple, dans le secteur du BTP, indiquez les informations sur l’assurance professionnelle.
Selon votre activité, des mentions supplémentaires peuvent être nécessaires. Par exemple, pour les auto-entrepreneurs, il est courant de noter : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
En plus des informations bancaires, précisez les moyens de paiement acceptés (chèque, virement, carte bancaire, etc.) et, si disponible, fournissez les détails pour un paiement en ligne. Si vous accordez des remises ou réductions, indiquez-les clairement, en précisant leur nature (remise fidélité, promotion, etc.).
Enfin, si vos produits ou services incluent une garantie, mentionnez-en la durée et les conditions ou dirigez le client vers un document ou une page dédiée. Pensez également à fournir des informations de contact pour le service après-vente ou le support client, afin de simplifier les réclamations ou demandes futures.
Mais pour vous faciliter la tâche, nous avons répertorié 24 modéles de factures gratuits et téléchargeable ! Pas d’oublis possible !
12 modèles de factures Word
Découvrez tous nos modèles de factures que vous pouvez télécharger gratuitement au format Word. Il y en a 12 au total. En les téléchargeant, vous pouvez les personnaliser en modifiant les couleurs pour les mettre à l’image de votre startup, TPE ou PME.
12 modèles de factures Excel personnalisables
Téléchargez nos 12 modèles de factures au format Excel. Une fois fait, vous pouvez les personnaliser, ajouter ou modifier des champs et même changer les couleurs pour que les factures vous ressemblent.
Exemple de modèle de facture fait avec un logiciel de facturation
Ici, il s’agit d’un modèle de facture proposé par défaut dans notre logiciel de facturation Karlia. Evidemment, tout le design est personnalisable ainsi que les couleurs et le positionnement des champs.
Notre logiciel de devis et factures est aussi flexible en termes de personnalisation qu’en utilisant Word ou Excel pour votre facturation.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation et automatiser ses factures ?
Utiliser un logiciel de facturation et automatiser ses factures permet de gagner un temps précieux tout en minimisant les erreurs. Ces outils assurent la conformité légale en incluant les mentions obligatoires et en gérant automatiquement la TVA, tout en offrant des modèles personnalisés pour renforcer l’image professionnelle de l’entreprise. L’automatisation simplifie le suivi des paiements grâce à des relances automatiques et des rappels, évitant les retards. De plus, ils centralisent les données, facilitent l’accès à distance et s’intègrent avec d’autres outils comme la comptabilité ou le CRM. En un mot, ces solutions optimisent la gestion, améliorent l’expérience client et renforcent l’efficacité globale de votre activité.
Découvrez notre logiciel de facturation Karlia !
Personnalisation à 100% dans Karlia
Faire ses factures sur Word ou Excel a l’avantage indéniable d’avoir une flexibilité impressionnante en termes de personnalisation des champs et du design des documents de vente. En effet, ces outils servent à faire des factures manuellement et il est possible de faire des templates aux couleurs de son entreprise.
Si vous souhaitez avoir autant de possibilité que sur Word ou Excel, il existe un configurateur de devis et factures sur Karlia aussi flexible que lorsque vous utilisez des logiciels de traitement de texte et tableurs.
Ainsi, le design des documents se personnalise à 100% (couleur, bordure, fond coloré, code couleur personnalisable, insertion d’un filigrane en fond, …) et vous pouvez même insérer des champs personnalisés sur le document.
Automatiser l’édition de factures dans un logiciel
Automatiser l’édition de facture, qu’est-ce que cela signifie ? C’est avant tout vous faire gagner du temps sur l’administratif mais aussi :
– Respecter la numérotation unique de la facturation : (obligation légale de la loi anti-fraude à la TVA 2018)
– Insérer les dates d’émission et d’échéance de la facture (obligation légale)
– Respecter les mentions légales sur vos documents : celles de base, celle en fonction du statut du client, …
– Calcul et suivi des marges automatique : permet d’avoir un reporting complet mois par mois ou sur l’année
– Relances automatiques des factures : fini les relances de chaque facture à vérifier d’abord client par client, puis envoyer des emails de relance ou les rappeler. Dans Karlia, tout est automatisé et personnalisé en fonction de chaque client et facture
– Paiement en ligne possible : accélérez et sécurisez les paiements de vos factures clients. Encaisser les paiements n’a jamais été aussi facile pour vos client
Enregistrer tous vos modèles prédéfinis de factures
Qu’est-ce que des modèles prédéfinis de facture déjà ? En fait, il s’agit tout simplement de pouvoir enregistrer une facture type avec des articles dedans (produits ou services) avec éventuellement un commentaire préformaté.
A quoi servent les modèles prédéfinis de factures ? A gagner du temps sur la saisie des factures. Si vous avez des factures qui ont le même format ou avec certains articles qui reviennent souvent, insérer un modèle prédéfini insèrera le template avec les articles présélectionnés.
Dans quels cas utiliser les modèles prédéfinis de factures ? Hormis le cas où vous avez des factures complètement différentes à chaque fois, les modèles de factures servent à simplifier et accélérer la saisie de factures. Ces templates peuvent être utilisés même quand la facture est courte. Evidemment, plus il y a d’articles dans la facture, plus le bénéfice sera important.
Dans Karlia, c’est très simple à insérer : lorsque vous créez une facture, vous pouvez sélectionner un modèle qui se chargera tout seul. Si vous avez plusieurs designs de factures, vous aurez le choix sur l’apparence du modèle de facture. Vous pouvez créer autant de modèles de factures que vous le souhaitez.
En lien avec la gestion commerciale et rapprochement bancaire
Faire des factures dans un logiciel et automatiser sa facturation c’est bien. Qu’il y ait également une gestion commerciale, c’est encore mieux. Depuis Karlia, vous centralisez toute votre activité et vos documents commerciaux.
La gestion commerciale, ce n’est pas que faire des devis. Vous pouvez dans Karlia éditer bon de commande, bon de livraison, gérer les stocks et même créer des commandes fournisseurs. Evidemment, chaque type de document peut avoir son propre modèle.
De manière générale, la facturation est reliée à la gestion commerciale. Ce qui permet de transformer un devis en facture en un clic, ou en commande fournisseur.
Enfin, les factures peuvent être (facultativement) mises en lien avec les paiements effectués en connectant votre compte bancaire à Karlia. En un clic et sans notion comptable, vous pouvez rapprocher une facture de vente d’un paiement.
Découvrez toutes les fonctionnalités de notre logiciel de facturation
Comment découvrir Karlia ?
Les modèles de facture et la règlementation
Les mentions obligatoires d’une facture de vente
Identification du document
– mention du type de documents
– numéro de facture
– date d’émission de la facture
– date d’échéance de la facture
Identification de l’émetteur (vous si c’est vous qui vendez)
– dénomination sociale (= nom) et forme juridique
– adresse
– numéro de TVA
– numéro SIREN
– capital social (si applicable)
– numéro de RCS ou RM si vous êtes commerçant ou artisan avec ville ou département d’immatriculation (si applicable)
– numéro d’assurance (RC ou décennale par exemple) et coordonnées de l’assureur (si applicable)
Identification du client
– nom
– adresse de facturation
– adresse de livraison
– numéro de TVA (si vente B2B)
Identification des prestations et marchandises vendues
– détail de chaque marchandise ou prestation vendue avec tarif et quantité
– détail de la main d’oeuvre
Identification des montants de TVA et totaux
– montant total HT (hors taxe)
– montant total TVA (taxe sur la valeur ajoutée) et ventilation par taux
– montant total TTC toutes taxes comprises)
Conditions financières
– délai de paiement
– paiement déjà effectué (si applicable)
– taux d’escompte
– pénalités en cas de retard de paiement (indemnité forfaitaire de 40 EUR) si facturation B2B (non applicable à un particulier
Mentions liées à des régimes de TVA spécifiques
– S’il s’agit d’une micro-entreprise non assujettie à la TVA : « Non assujetti à la TVA article 293B du CGI »
– Si les prestations et marchandises concernent de la sous-traitance en autoliquidation « Autoliquidation »
La facturation et la loi anti-fraude à la TVA 2018
Depuis 2018 et la loi anti-fraude à la TVA (article 286 du Code Général des Impôts), de nouvelles règles ont été établies visant à garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
En effet, des contraintes apparaissent pour les entreprises ou organisations assujetties à la TVA :
– la numérotation des factures doit être chronologique avec un numéro d’incrément unique
– une facture validée comptablement ne peut plus être modifiée
– les logiciels de facturation doivent être conformes à la loi
Les TPE et PME doivent utiliser un logiciel conforme. Si ce n’est pas le cas, les entreprises s’exposent à une amende de 7 500 euros.
Utiliser Excel et Word reste légal contrairement à ce que l’on peut croire. En revanche, il ne faudra pas faire d’erreur sur la numérotation des documents et dates.
Combien de temps conserver les factures de vente ?
5 ans, 6 ans, 10 ans ? Vous pourrez lire sur internet de multiples réponses à cette question. Tout simplement parce qu’il y a plusieurs réponses selon la notion juridique et le droit applicable :
– 5 ans en droit commercial
– 6 ans en droit fiscal (pour les agents du fisc si vous avez un contrôle fiscal par exemple)
– 10 ans pour la comptabilité de l’entreprise
Si plusieurs durées existent, il demeure qu’il faut toujours prendre la plus grande : 10 ans. Il faut donc conserver vos factures de vente pendant 10 ans minimum à partir de la date d’édition du document.
