Qu’est-ce que la facturation ?
La facturation, c’est quoi ? Nous allons voir dans cet article :
- un rappel de la définition d’une facture de vente
- les mentions légales obligatoires et facultatives
- comment faire la facturation ?
- comment digitaliser et automatiser sa facturation ?
Définition d’une facture de vente
Une facture qui sert à démontrer qu’une prestation a été effectuée ou que des marchandises (ou produits finis) ont été vendus. On parle alors d’une créance client : le client doit une certaine somme à son fournisseur. Il s’agit d’un document juridique et comptable pour l’entreprise qui précise la nature des prestations et marchandises, ainsi que le tarif et la TVA associée.
L’émission est obligatoire quand l’entreprise vend à un autre professionnel. Elle est également obligatoire à destination d’un particulier quand celui-ci en fait la demande.
Quelles sont les mentions de la facturation ?
Les mentions obligatoires d’une facture de vente
- Emetteur
- dénomination sociale
- adresse
- numéro de TVA et SIREN
- capital social
- Client
- nom du client
- adresse de facturation
- numéro de TVA
- Identification du document
- numéro de facture
- date d’émission
- date d’échéance
- Ce qui a été vendu
- détail ligne par ligne de chaque produit fini, marchandise ou prestation
- prix unitaire
- quantité
- TVA
- Total HT, TVA et TTC
Autres mentions légales
- pénalités pour retard de paiement (forfait de 40 euros en B2B)
- escompte
- conditions de paiement
Mentions spécifiques à certains régimes ou cas de facturation
- numéro de RCS et Ville du Greffe si vous êtes commerçant
- numéro de RM avec le département d’immatriculation si vous êtes artisan
- numéro de responsabilité civile ou décennale avec coordonnées de l’assureur
- si non assujettie à la TVA : « Non assujetti à la TVA article 293B du CGI »
- si sous-traitance en autoliquidation « Autoliquidation »
Quelles autres informations mettre ?
Il n’y a pas aucune limite à ce qu’il est possible d’ajouter, mais on retrouve régulièrement ces informations qui ne sont pas des informations légales au sens de la loi. Elles sont cependant toujours utiles dans une relation commerciale :
- Les coordonnées des contacts (clients et fournisseurs)
- Les types de paiement autorisés
- Le RIB
- Le montant et les références des paiements faits en acompte
Combien de temps doit-on conserver les factures ?
De 3 ans à 10 ans, peut-on lire dans différents articles sur internet. Qu’en est-il réellment ? On vous explique tout ici sur le temps de conservation des factures de vente.
- 10 ans : C’est la durée légale maximum (hors cas particuliers) de conservation selon l’Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce. Evidemment, rien ne vous empêche de les conserver plus longuement.
- 6 ans : C’est le nombre d’années qui doit s’écouler à partir de l’année de clôture comptable de la facture de vente pour que celle-ci ne soit plus exigible par l’administration fiscale (par exemple lors d’un contrôle fiscal).
- 5 ans : C’est le délai de prescription pour se faire payer. En droit commercial, il faudra donc les conserver pendant 5 ans avant que vous ne puissiez plus exiger de vous faire payer.
- 3 ans : Quand on vous envoie une facture électronique, c’est le nombre d’années que vous devez la conserver au format électronique. Ensuite, vous pourrez la stocker sous n’importe quel format et la conserver pendant 3 ans de plus pour l’administration fiscale (soit 6 années au total), et encore 4 ans de plus pour la durée de conservation légale (soit 10 ans au total)
Quels sont les différents types de facture ?
Classique
Une facture de vente est remise quand les marchandises sont livrées ou quand la prestation a été effectuée. Il s’agit d’un document comptable, juridique et fiscal qui prouve l’existence d’une créance envers un fournisseur.
Proforma
Une pro forma est différente de tous les autres types ci-après. En effet, elle n’en a que le nom et n’a aucune valeur légale ni comptable. Il s’agit tout simplement d’une facture provisoire. En définitive, l’utilisation de proforma se fait essentiellement dans certains secteurs (agroalimentaire, …).
Acompte
Contrairement à ce qui est assez répandu, quand une entreprise travaille en B2B (à la différence du B2C), s’il y a un acompte de versé à l’entreprise, la facturation doit obligatoirement être établie au client. En général, le montant (en valeur ou en pourcentage) est souvent renseigné sur le devis ou le bon de commande.
Comptablement, un acompte est un casse-tête notamment dans la prise en compte du calcul de la TVA. En effet, le calcul de la TVA d’une acompte se fait en fonction de ce qui est vendu
- ventes de produits finis et/ou marchandises : l’acompte est enregistré en HT, et la TVA régularisée lors de l’enregistrement de la facture de solde
- prestations de service : l’acompte est enregistré en TTC avec un calcul classique de la TVA
Avancement ou situation
La facture de situation (appelée aussi avancement ou intermédiaire), est comme un acompte pour simplifier au maximum sa définition. La différence est qu’un acompte se fait sur le total d’une facture, alors qu’un avancement se fait article par article.
Très utilisées lors de facturations s’étalant sur plusieurs mois voire années (par exemple : un chantier, le développement de logiciels très longs à développer…). Cela permet de faire la facturation à chaque étape ou une fraction de l’étape (par exemple un corps de métier).
Facture de solde
Le solde (ou de clôture) est la facture éditée pour solder la commande quand il y a eu en amont un ou plusieurs acomptes / avancements. Elle doit mentionner toutes les factures précédentes (numéro, montant, date).
Avoir
Aujourd’hui, avec la loi anti-fraude à la TVA 2018 et l’avènement des logiciels de CRM et facturation, il faut considérer 2 types d’avoirs :
- L’avoir commercial : il s’agit de l’avoir de base, classique. Par exemple : une prestation qui a été bâclée, une marchandise légèrement endommagée. Et le fournisseur vous fait un geste, une remise après facturation. Il éditera alors un avoir qu’il vous remboursera ou qu’il vous déduira lors d’un prochain achat.
- Les avoirs automatiques dans les logiciels de gestion : avec la loi anti-fraude à la TVA, il n’est plus possible de supprimer ou modifier une facture de vente définitivement enregistrée. Mais les logiciels de gestion de la relation client ont une fonction de d’annulation des factures qui crée automatiquement un avoir en sens inverse de même montant pour corriger la facture (tout en conservant l’historique des factures enregistrées pour respecter la loi)
Comment faire sa facturation à l’étranger ?
Par principe, la comptabilité doit être tenue dans la langue et la monnaie de référence de l’entreprise. En effet, en France, les factures doivent être établies en français et en euros. Même si la prestation de service ou la marchandise est vendue à un client Brésilien.
Cependant, si votre client ne parle pas français et a une réelle préférence pour avoir une facture dans sa monnaie de référence, il vous faudra faire une copie pour la traduire et convertir les montants (à la date d’émission de la facture) dans la monnaie voulue.
Attention néanmoins : la facture faisant office de référence pour l’administration fiscale est celle d’origine (celle rédigée en français et en euro). Si vous ne l’avez pas et uniquement celle traduite et/ou convertie, l’administration n’est pas tenue légalement de l’accepter. Il faudra alors passer par un traducteur assermenté pour chacune de celles éditées seulement en langue ou monnaie étrangère.
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Si vous avez des problématiques d’internationalisation, consultez notre article dédié.
