Comment internationaliser son entreprise avec un CRM ? Que vous soyez une TPE, PME, startup ou une ETI : il est très important d’anticiper cela au risque de perdre beaucoup de temps et d’argent. En effet, l’internationalisation est déjà quelque chose de compliqué en soit, vous vous devez donc d’avoir un outil CRM à la hauteur. 

Nous avons fait une checklist par module avec les principaux points à regarder sur votre solution actuelle.

Une solution CRM doit être multilingue

Le multilingue classique

Bon, cela peut paraître presque bête à dire. S’il y a un besoin d’internationalisation, le multilingue classique est indispensable. Chez les leaders mondiaux, tout le monde l’a par défaut. Chez les CRM français, c’est assez fréquent de l’avoir en anglais et espagnol.

Cela permettra d’avoir des profils qui a minima parlent anglais, ce qui fait souvent parti des marchés prioritaires et d’avoir une langue en commun. 

Attention en revanche : le nombre de langues présent sur le logiciel n’est pas forcément un gage de productivité pour votre entreprise. Cela peut avoir l’effet inverse. En effet, difficile qu’un collaborateur consigne des informations en japonais, l’autre en russe et un autre en français. En général, il faut 1 à 2 langues communes (par exemple : français et anglais).

Le multilingue poussé pour coller à la réalité opérationnelle de l’internationalisation

L’outil CRM a-t-il un mode multilingue poussé ? C’est le prolongement du multilingue classique. Très peu présent chez tous les CRM en général (même les géants). En général, travailler sur plusieurs pays nécessite rime avec une consignation importante d’informations. Et donc, des champs personnalisés nombreux. 

Le multilingue avancé va permettre justement de pouvoir traduire en profondeur le logiciel, et pas que les champs communs (déjà traduit nativement). 

Le problème sans ça ? Très souvent sous-estimé, il ne permet de travailler que dans une seule langue (en général en français ou anglais quand l’entreprise vient de France). Parce que les champs personnalisés ne sont pas traduits (nom du champ, valeurs du champ). Sachant que bien souvent, il s’agit de champs techniques et spécifiques à l’activité. Et qu’ils sont plus difficiles à comprendre dans une autre langue. En traduisant les champs personnalisés dans une autre langue, chacun a les informations dans sa langue. Y compris les champs personnalisés.

La fonction email dans le CRM est-elle scalable ?

Gestion des droits sur les boîtes emails partagées

Quand l’entreprise croît, de nouvelles équipes apparaissent (parfois par pays). Une nouvelle gestion des droits devient souvent nécessaire pour cloisonner certaines boîtes emails. Assurez-vous dans ce cas que c’est déjà possible, jusqu’à quelle profondeur. 

Un outil Crm de bonne facture permettra d’assigner une personne à une boîte mail partagée. Un logiciel plus poussé ira jusqu’à proposer de qui peut faire quoi depuis une boîte email (assigner, partager, envoyer, supprimer, commenter, …)

Gestion des droits sur les templates de mails et réponses prédéfinies

Il s’agit de la même chose pour l’accès aux templates de mails et réponses prédéfinies. Ici, il ne s’agit pas forcément de pure gestion des droits (souvent les templates de mails ne sont pas forcément confidentiels). L’usage le plus répandu veut qu’en ayant 4-5 équipes de nationalités différentes, les templates sont traduits dans différentes langues. Mais en restreignant l’accès des mails aux bonnes équipes, la convivialité sera de mise lorsque l’utilisateur sélectionnera son template de mail. Il aura de fois de mails en moins de disponibles que de langues dans l’entreprise. Le collaborateur accède donc plus facilement à l’information.

Multilingues sur les emails

En lien avec le sujet précédent, le multilingue sur les emails est un indispensable pour l’internationalisation. Pourquoi ? Car dans une logique d’automatisation, les emails seront envoyés aux contacts dans la bonne langue. C’est un gain de temps conséquent : pas besoin de connaître la langue de l’utilisateur (logiquement, elle sera renseignée), ni de sélectionner le bon template de mail.

Votre CRM Sales/Ventes est-il internationalisable ?

On en revient au multilingue avancé cité quelques lignes plus haut. Est-il possible de pouvoir travailler les opportunités dans plusieurs langues, y compris les champs personnalisés ?

Il y a également d’autres choses à prendre en compte.

Gestion des devises et de la consolidation du pipeline

Sous cette notion qui peut apparaître comme compliquée, il s’agit simplement de pouvoir travailler dans sa devise pour les opportunités. Concrètement ? 

Quelqu’un travaille pour la zone USA, un autre collaborateur dans la zone Euro, un dernier au Japon. Le manager des 3 doit comprendre depuis son interface les montants en jeu, que ce soit dans les pipelines ou dans le reporting. Cela signifie que chaque montant de l’opportunité doit être converti dans une monnaie commune avec une conversion en temps réel. Le manager aura accès ainsi à des données consolidées avec les vrais montants en jeu. Très peu de logiciels le gèrent, mais c’est un gain de temps conséquent. 

Difficile d’avoir une opportunité à 200 millions de Yens, qui affiche 200 millions dans le pipeline ou reporting, alors que ça n’équivaut qu’à 1,524 million d’euros.

Le gain de temps et de compréhension se fait en multipliant le nombre d’opportunités par le nombre de pays couverts.

Un reporting très puissant avec rapports personnalisables

• Rapports personnalisables par type d’objet et champs personnalisés

Pour expliquer très simplement la notion, il s’agit de pouvoir avant tout créer des rapports personnalisés selon des widgets adéquats (courbe, barres, donut, radar…). Il faut que ce soit faisable à partir des champs par défaut du logiciel et des champs personnalisés également.

Si vous avez des champs personnalisés, il faut effectivement pouvoir en sortir le reporting correspondant, en “tordant” les informations comme vous le souhaitez. 

• Reporting par pays et monde

Nos clients avec une logique d’internationalisation ont un besoin clair de reporting sur les différents pays et au niveau monde. 

La première chose est de pouvoir filtrer par pays dans les logiciels via les rapports personnalisés.

La deuxième chose est d’avoir un widget lié à de la cartographique. Vous pourrez ainsi tirer les CA des opportunités par exemple à travers une mapmonde, la même chose pour un pays (exemple : avoir le CA par département/région…). Vous aurez ainsi un reporting clair et visuel.

• Une gestion des droits performante

La gestion des droits est une demande récurrente quand on parle d’internationalisation. Une des plus importantes, c’est le partage d’informations (ou pas) à qui l’on souhaite. Il est primordial donc de pouvoir ajouter/restreindre des personnes sur certaines données (parfois confidentielles). Mais aussi qui peut filtrer, accéder à ses données ou à toutes, etc…

La facturation dans le CRM tiendra-t-elle le coup ?

• Facturation traductible

Fonction basique de tout logiciel de facturation, ou même chez les CRM le proposant. En bref résumé : cela permet d’avoir à votre client d’avoir le document dans sa langue avec les articles traduits.

• Enregistrement en devises étrangères des factures de vente

Ce point est lié à toute entreprise exportant ou vendant à l’étranger. Contrairement à l’enregistrement des achats qui demeure un Nice to Have (même si cela fait gagner un temps énorme), l’enregistrement comptable des factures de vente dans une devise étrangère est bien plus que ça.

De tous les logiciels français CRM qui gèrent la facturation, aucun ne gère l’enregistrement comptable des factures en devises étrangères. Cela évite à votre comptable de reprendre chaque facture de vente concrètement. 

Quand la facture de vente est émise, elle est comptabilisée au taux de change à la date d’émission. Or, les autres logiciels CRM enregistrent comptablement 60€ au lieu de 60$. Ce qui pose un sérieux souci de reporting et d’export comptable.

Chez Karlia, le taux de change est automatiquement calculé et transposé comptablement sur les lignes générées. Pourquoi c’est plus qu’un gain de temps ? Car si l’enregistrement comptable n’est pas bon, il faudra reprendre comptablement la facture (vous ou votre comptable).

Les achats et la comptabilité sont-ils compatibles avec l’international ?

• Enregistrement en devises étrangères des achats

Pour être franc, ce point n’est pas forcément que lié à l’internationalisation. Aujourd’hui, beaucoup de logiciels leaders proviennent des USA et émettent leurs factures en dollars. 

La plupart des CRM qui gèrent les achats a cette fonctionnalité. Mais combien le gèrent comptablement ? A notre connaissance, aucun à part nous. Mais pourquoi est-ce important ?

Car lorsque la facture est émise, elle est comptabilisée au taux de change à la date d’émission. Quand on fait la comptabilité, à moins de rentrer la facture le jour même pour chacune des factures, il faut aller chercher le taux de change à la date de la facture.

Chez Karlia, le taux de change est automatiquement calculé en fonction de la date d’émission de la facture. C’est un gain de temps précieux, qui permet de diviser par 4 le temps de traitement d’une facture d’achat. La cerise sur le gâteau ? Lors du rapprochement bancaire, le différentiel est automatiquement affecté sur la perte/gain de change.

• Enregistrement des comptes bancaires dans la devise correspondante

Vous avez ou allez avoir des comptes bancaires à l’étranger ? Cela signifie avoir des comptes bancaires dans plusieurs devises. Déjà, l’enregistrement doit bien se faire comptablement (que les lignes s’enregistrent en dollars si la devise du compte est en dollars, en euros si le compte est en euros avec tout le traitement comptable que cela nécessite derrière).

Ensuite, le reporting de trésorerie doit être consolidé dans la monnaie de référence. Donc que les comptes bancaires provenant de plusieurs devises soit convertis en euros par exemple pour avoir une vue des plus claires sur la situation bancaire.

Vous avez une logique d’internationalisation et vous souhaitez changer de CRM ?

A la question de Comment internationaliser son entreprise avec un CRM, nous savons non seulement y répondre. Mais nous avons également une vraie proposition de valeur dans ce domaine avec un temps de réactivité incroyable. Surtout, nous maitrisons ce sujet sur toutes les briques du CRM et donc de la totalité de la chaine de valeur (de la prospection pure, facturation jusqu’à la comptabilité en passant par le ticketing et support client).

Pour simplement en discuter, vous pouvez nous contacter via ce formulaire. 

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