Faire depuis un CRM tous ses devis, c’est s’assurer d’avoir un système d’informations et une base de données parfaitement en phase, complets, et se trouvant au même endroit.
Au fil de cet article, nous allons voir :
- la définition du CRM et des devis
- les bénéfices et avantages à utiliser un CRM avec devis
- ce qui fait d’un CRM devis un bon logiciel
- de quelle manière la gestion des devis se lie au reste des autres fonctionnalités de Karlia
Qu’est-ce qu’un logiciel CRM et de devis ?
Aussi appelé en français GRC pour gestion de la relation client, c’est une solution que permet de piloter toutes les informations en lien avec les contacts, les prospects et clients. Le suivi commercial devient facilité mais aussi plus performant car il y a une réelle centralisation de toutes les données des prospects : informations, interactions, communications, opportunités, devis et factures…
La définition du devis est simple : il s’agit d’un document commun, notamment en B2B. Il est utile pour le prospect car cela lui permet d’avoir une estimation financière pour la vente d’un bien, marchandise ou prestation de service. Non obligatoire, l’utilisation d’un logiciel de devis est toutefois fortement recommandée car il génère automatiquement la numérotation des devis et sert à obtenir un historique pour chaque prospect et client.
Les fonctionnalités Crm et devis sont très complémentaires, puisqu’il en résulte une meilleure connaissance des prospects et clients.
Pourquoi avoir un outil de devis et ventes dans un CRM ?
Ce qui montre qu’il faut adopter un Crm centralisateur
La liste n’est pas exhaustive évidemment. Cependant, elle sert à comprendre ce qui ne va pas et surtout, ce qui va pouvoir être amélioré. En effet, à terme, le but demeure de centraliser votre gestion et suivi de l’activité et relation client.
Si vous n’avez aucun outil qui gère devis et CRM au même endroit, vous pouvez toutefois rencontrer ces soucis :
- Vos informations prospects, clients, contacts, vos communications, les documents commerciaux dont les devis se trouvent disséminés sur plusieurs fichiers ou logiciels
- Vous avez des bases de données non reliées
- Il y a une vraie difficulté à accéder aux informations
- Le suivi des opportunités sans devis est compliqué à suivre
- Pas de lien entre vos devis et les étapes suivantes (factures…)
- Impossible d’accéder au différentiel entre le montant de l’opportunité et celui du devis
- La productivité n’est pas des meilleures, vous perdez en efficacité
Quels sont les avantages d’avoir un Crm avec édition de devis
Il existe de nombreux avantages d’adopter un CRM avec gestion des devis :
- Réelle centralisation de l’activité et des devis dans un même outil CRM
- Il y a un vrai suivi de vos rendez-vous et des communications avec une vraie gestion de mails depuis chaque prospect ou client
- Les opportunités remontent sur les fiches des prospects
- Un devis se rédige depuis un prospect ou une opportunité
- Transformation en un clic en factures ou autre document commercial
- Les prospects passent automatiquement en client si le devis est gagné
- Toutes les notes, communications, interactions, opportunités et devis remontent sur les fiches prospects/clients
- Le rapport entre le montant estimé de l’opportunité et le devis accepté se consulte en un clic
- Votre productivité s’améliore
Un bon Crm avec devis, c’est quoi concrètement ?
Des devis avec un design totalement personnalisé
La base de tout logiciel de devis (avec ou sans CRM) doit assurer une personnalisation complète de vos devis. En définitive, une TPE ou PME est unique, et un beau design qui vous ressemble fera plus souvent mouche auprès de vos prospects.
Les basiques en termes de configuration :
- Sélection des couleurs (dont des couleurs personnalisables)
- Sélection de la police
- Insertion d’un fond
- Choix du type de bordures
- Images du catalogue insérables dans le devis
- Sélection pour l’affichage du tableau de TVA
- Sélection pour l’affichage des totaux
- Design du pied de page
Les fonctions avancées de configuration :
- Avoir différents designs de documents
- Assigner un design à un type de document (uniquement les devis)
- Enregistrement de modèles de documents
- Choix des couleurs pour tout le document (fond, noms des articles ou descriptions, sections…)
- Sélection des colonnes à afficher dans le tableau du devis
- Déplacement des champs où l’on souhaite sur le devis et gestion de leur design
- Insertion de champs personnalisables
Le catalogue doit avoir une multitude de fonctionnalités
Si de plus en plus, les logiciels CRM français (notamment SAAS) intègrent la brique facturation, il faut sans doute rester vigilant avant l’adoption en contrôlant la gestion des articles et du catalogue. En d’autres termes, qu’elle réponde à vos besoins en termes de fonctionnalités. Ci-joints, les points les plus oubliés par nos prospects ou clients et qui vous souvent perdre du temps :
- Gestion du stock à partir d’un BL et/ou d’une facture
- Ajout d’une image sur le catalogue, visible sur les devis
- Produits composés et nomenclatures
- Création de grilles tarifaires
- Remise par volume / quantité
- Codes comptables personnalisables pour chaque article
- Traductions dans une langue étrangère
Le CRM devis doit rimer avec digitalisation des process
Le bon vieux temps où l’on utilisait le facturier papier ou bien Excel est enfin révolu. La société moderne veut que plus une entreprise est digitalisée, mieux elle s’en sort face à ses concurrents.
La première chose qui va vous aider est la création de modèles de documents. Finalement, cela revient à la même chose que copier un fichier Excel pour éditer sa proposition commerciale. A la différence que, vous avez derrière toute la traçabilité de votre document. Plus besoin non plus de se fatiguer à calculer la numérotation des devis ! Ainsi, chaque modèle peut s’insérer lors de l’édition d’un document. Si vous avez un ou plusieurs devis type, cela sera un gain de temps considérable car les articles se chargeront tout seul.
La deuxième chose est l’envoi de vos propositions commerciales par email directement depuis le logiciel. Si ce dernier a l’option de la synchronisation des mails, vous aurez même la chance de retrouver tous les mails envoyés sur votre Outlook par exemple.
Pour le dernier point de la digitalisation de vos propositions commerciales, il s’agit de la signature électronique. En effet, la signature électronique sert à plusieurs choses :
- Améliorer l’expérience utilisateur de votre prospect (il reçoit un code sur son portable, c’est très simple et fluide)
- Réduire le temps de signature d’un devis
- Diminuer le coût de traitement du devis (pour vous et votre prospect)
- Renforcer l’aspect légal car a la même valeur probante qu’une signature manuscrite
Les technologies de tracking au service de votre prospection
Les meilleurs outils CRM ont très souvent des fonctions de tracking. Je prends l’exemple de notre logiciel Karlia. Après avoir envoyé le mail avec le devis, je vais savoir quand le destinataire va ouvrir le mail, et s’il a cliqué dessus.
Autre point complémentaire niveau tracking, vérifiez que la solution CRM comporte un tracking des devis. Quelle différence avec le paragraphe précédent ? Là, il s’agit du tracking de consultation du devis. En fait, cela signifie que dans le mail, il y a un lien qui redirige sur l’interface du logiciel.
Le prospect pourra alors consulter le devis de manière transparente. Derrière, vous avez accès à son temps et nombre de lecture, ainsi que les téléchargements. Plus important encore pour assurer une relation avec ses prospects parfaite, le logiciel vous prévient dès qu’il le consulte. Cela permet en outre de relancer un prospect chaud, et donc de signer bien plus de ventes.
Plus qu’un logiciel CRM et devis, il faut avoir un outil automatisé
La relance des prospects depuis votre solution de GRC peut devenir fastidieuse. Plus vous éditez de devis, plus cette tâche devient chronophage et prend du temps. Utilisez dans ce cas un logiciel qui a la fonctionnalité de relance automatiques des devis. Vous pourrez alors vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, qui n’a jamais oublié de relancer un vieux devis ? Les relances automatiques vous aident à être plus productifs, mais aussi à signer plus de clients. Pour différencier vos différents prospects, il suffira de créer plusieurs scénarios de relance.
Et si vous automatisiez en profondeur votre logiciel CRM et devis ? On parle volontiers de workflows ou automations. Qu’est-ce que cela permet ? Il n’y a pas de limites en termes d’imagination. Par rapport au devis plus spécifiquement, les exemples les plus courants sont :
- Envoi d’emails automatiques pour la relance avec un template
- Transformation automatique du devis en facture
- Transformation automatique du devis en projet ou tâche
Comment fonctionne la gestion des devis avec le CRM dans Karlia ?
Quelques fonctionnalités de notre CRM avec devis
Les fonctionnalités de base
- Reliable aux opportunités
- Reliable aux projets et tâches
- Ajout d’acompte(s)
- Signature électronique
- Relances automatiques
- Paiement en ligne via stripe
Les petits plus
- Design 100% personnalisable
- Modèles de documents
- Tracking consultation et téléchargement
- Transformation des lignes en projet
- Transformation des lignes en tâches
Comment les devis sur Karlia relient toute notre solution CRM ?
Gérer ses ventes et les devis demeure une des fonctions principales dans toute entreprise. Relié au CRM et directement intégré, il permet une efficacité redoutable pour les commerciaux. Cependant, avoir une gestion des devis ne suffit plus. Il faut désormais qu’elle soit en lien avec tous les autres modules de GRC. Voici quelques exemples chez Karlia :
- Emails : si vous synchronisez votre adresse email, l’envoi se faire depuis votre adresse email. Le mail est ensuite catégorisé sur le contact et/ou prospect. Si votre interlocuteur clique ou lit le mail, Karlia vous prévient automatiquement
- Opportunités : éditez un devis directement depuis une opportunité. Vous retrouvez la totalité des informations de votre prospect, y compris vos propositions commerciales
- Factures : les devis se transforment en un clic pour devenir des factures. En utilisant des acomptes sur un devis, le montant s’affichera s’il est transformé en Factures d’acompte.
- Gestion commerciale : si vous utilisez bons de commandes et/ou bon de livraison, vous pourrez transformer le devis en un clic en commande ou livraison.
- Gestion de projet et de tâches : d’abord, un devis se transforme en projet ou tâche. Cela signifie que toutes les lignes du devis se transformeront en tâches du projet ou sous-tâches d’une tâche. De plus, un devis se relie à un projet ou une tâche pour estimer un budget.
- Achats et commandes fournisseurs : à partir du devis validé, la création d’une commande fournisseur ou d’un achat se fait en un clic
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