Acomptes, situations, clôture, proforma, : les différents types de factures
Quels sont les différents types de facture qui existent en France ? Factures d’acompte, de situation, solde, proforma ou classique : toutes n’ont pas la même valeur juridique et répondent à des besoins différents.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document comptable qui montre que des marchandises ont été livrées ou qu’une prestation de service a été réalisée.
En émettant une facture de vente, le client devient créancier de l’entreprise émettrice.
Il s’agit d’un document juridique et comptable pour l’entreprise qui précise la nature des prestations et marchandises, ainsi que le tarif et la TVA associée.
L’émission d’une facture entre professionnels (B2B) et certaines règles doivent être respectées, notamment en ce qui concerne les mentions légales. Sur une facture, on retrouve :
- les informations de l’émetteur de la facture (= le fournisseur)
- les coordonnées du client
- les prestations et marchandises vendues
- les conditions de paiement
- un récapitulatif des montants HT, TVA et TTC
- des mentions spécifiques à certains métiers (par exemple pour la gestion de la CEE)
Hormis ces mentions et informations qui demeurent légales, on retrouve régulièrement sur des factures des informations destinées à faciliter la relation entre le client et le fournisseur telles que les coordonnées clients et fournisseurs, les modes de paiement, un RIB, etc…
La facturation classique intervient après le cycle de gestion commerciale où sont édités devis, commandes clients et fournisseurs, bons de livraison. C’est la finalité de toute entreprise car c’est à partir des factures que sont déclenchés les paiements des clients.
Les factures pro forma
Une facture proforma, malgré son nom, a un statut très particulier et n’est pas considérée juridiquement ou légalement comme une facture. C’est un type de facture à part : il s’agit d’une facture provisoire mais qui n’engage ni le fournisseur, ni le client.
Contrairement à toutes les autres factures qui doivent respecter tous les points de la règlementation classique, une proforma ne doit pas forcément contenir de mentions légales. Dans la réalité, la proforma est souvent proche d’une facture de vente, ne serait-ce que par souci de crédibilité. La différence principale est qu’on peut la modifier, et qu’il y a une mention “Proforma” sur le titre du document.
La facture proforma est utilisée dans certains secteurs : agroalimentaire, restauration et hôtellerie, etc…
Les factures d’acompte
Quand un professionnel fait un paiement à un autre professionnel, une facture de vente doit obligatoirement être éditée. Et ce, même s’il s’agit d’un simple acompte. Dans ce cas, on appelle cela des factures d’acompte qui diffèrent d’une facture classique.
Très utilisés dans la prestation de service ou lorsqu’un devis est important, l’acompte se définit en pourcentage du total du devis ou en fonction d’une valeur. Plusieurs acomptes peuvent être utilisés pour un devis. En général, l’acompte à payer est mentionné sur le devis ou le bon de commande. La présentation d’une facture d’acompte est la même qu’une facture classique, et nécessite les mêmes mentions légales.
Cependant, comptablement c’est vraiment différent parce que les acomptes payés vont sur un compte comptable différent d’une facture d’acompte.
Mais aussi sur la notion d’exigibilité de la TVA et du fait générateur qui va dépendre de si c’est la vente d’un produit ou d’un service :
- Produit ou marchandise : l’exigibilité de la TVA est due à la facture de solde
- Service : la TVA est due dès l’acompte selon le prorata facturé
Les factures d’avancement
Appelée aussi facture intermédiaire ou de situation, il s’agit en réalité du même principe que la facture d’acompte mais le pourcentage appliqué se fait ligne par ligne et non pas sur le total de la facture pour l’acompte.
Si cette notion n’est toujours pas claire, prenons un exemple concret : un couple prend un maitre d’oeuvre qui va suivre toute la construction de leur maison et s’occuper de toute la facturation du chantier pour tous les corps de métier. Dans le devis initial, il pourra ajouter un corp de métier par ligne : plomberie, électricité, maçonnerie….. Au fur et à mesure de l’avancée du chantier, il pourra facturer l’avancement à ses clients selon l’avancement de chacun des corps selon le pourcentage terminé.
Il s’agit de la même chose pour le développement d’un long projet informatique (rédaction du cahier des charges, design, développement, tests…)
Les factures de solde
Appelées aussi factures de clôture, il s’agit de la facture qui met un terme à la commande. Par définition, il s’agit de la dernière facture, qui suit un ou plusieurs acomptes ou avancements.
La facture de solde doit reprendre toutes les factures précédentes et les principales mentions (numéro des factures, montant HT / TVA / TTC, et les dates d’édition de la facture avec le statut). Cela permet au client d’avoir un regard clair sur le statut de sa commande, et ce qu’il a à régler.
Les avoirs ou factures d’avoir
On assiste aujourd’hui à l’apparition de 2 différents types de facture d’avoir.
Le premier est l’avoir commercial. Il s’agit simplement d’une facture d’avoir au sens classique et historique. Un souci dans la prestation réalisée, du retard, etc… L’entreprise pourra proposer un avoir commercial.
Le deuxième est apparu lorsque la loi anti-fraude à la TVA en 2018, impactant profondément les logiciels de CRM et facturation. N’ayant désormais plus la possibilité de supprimer une facturer validée, une fonction a été mise en place pour générer des factures d’avoir sur la plupart des logiciels de facturation.
