Associer le CRM et facturation dans un même logiciel arrive de plus en plus souvent en France, notamment chez les éditeurs de CRM français en SAAS. Comme Karlia, par exemple.
Dans cet article, nous verrons :
- la définition du CRM et de la facturation
- les bénéfices et avantages à utiliser un CRM avec factures
- quelles fonctionnalités attendre d’un bon logiciel combinant CRM et facturation
- comment la facturation relie l’ensemble des autres fonctionnalités dans Karlia
Rappel et définitions du CRM et facturation
Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) est un outil essentiel qui aide à piloter, organiser et optimiser la relation avec les prospects, clients et contacts d’une entreprise. Le suivi commercial et client devient ainsi plus performant grâce à l’amélioration des informations et interactions avec la partie prenante. Une solution CRM propose en général la gestion des opportunités pour le suivi commercial, voire des devis.
Concernant la facturation, il est obligatoire d’émettre des factures pour toute entreprise et quelle que soit sa taille, en particulier en B2B. Contrairement à ce que les éditeurs de logiciels laissent penser, vous pouvez tout à fait faire vos factures sur Excel ou Word. Néanmoins, facturer reste une tâche administrative chronophage. En utilisant un logiciel de facturation, cela vous facilite cette tâche, vous aide à gagner du temps et surtout respecter la loi anti-fraude à la TVA 2018.
Et finalement, pourquoi ne pas marier dans un même outil le logiciel CRM et de facturation ?
Qu’est-ce qu’un logiciel CRM ? Tout savoir sur les outils de GRC et CRM
Pourquoi avoir un outil de facturation dans un CRM ?
Les raisons qui montrent que vous devez adopter un Crm tout-en-un
De manière générale, les raisons que nous listons et qui montrent que vous avez le besoin d’adopter un CRM facturation ne dépendent pas des outils utilisés. Finalement, avoir un fichier Excel pour le Crm et un logiciel de facturation ou uniquement Excel pour toute votre activité commerciale : dans tous les cas, vous ne centralisez pas la gestion de votre entreprise.
En général, si vous n’avez pas de solution de facturation au sein du Crm, cela entraîne ces problèmes :
- Vos données (informations prospects et clients, devis et factures, communications) sont décentralisées entre plusieurs logiciels et/ou fichiers Excel
- Vous avez plusieurs bases de données éparpillées
- Vos équipes ont du mal à accéder à toutes vos données
- Les opportunités ne comportent pas le montant facturé, ni même le fichier
- Il n’y a pas de suivi entre vos ventes et la facturation
- Vous ne pouvez pas faire le rapport entre ce que vous aviez prévu sur le montant de l’opportunité, le montant devisé et le montant facturé
- Vous baissez en productivité
Les bénéfices et avantages d’adopter un Crm avec factures
Il existe de nombreux avantages d’adopter un CRM avec facturation :
- Le CRM centralise toute votre activité dans un même logiciel
- Vous pouvez suivre toutes vos communications (synchronisation des emails) et rendez-vous depuis chaque fiche prospect et client
- Les opportunités ont un lien avec les prospects correspondants
- Vous pouvez faire des devis depuis un prospect et/ou une opportunité
- Vous pouvez transformer les devis en factures en un clic
- Les factures sont éditables depuis un client ou une opportunité
- Les prospects se transforment automatiquement en client quand vous facturez
- Vous retrouvez toutes les interactions et documents commerciaux depuis une fiche client
- Vous avez le suivi entre le montant de vos opportunités, le montant des devis et le total réellement facturé
- Votre productivité augmente
Les fonctionnalités d’un bon Crm avec facturation
Le design des factures doit être 100% personnalisable
La base de tout logiciel de facturation (avec ou sans CRM) doit assurer une personnalisation totale de vos documents commerciaux. Parce que chaque entreprise est unique dans sa façon de facturer, et qu’elle a besoin d’avoir une facture qui lui ressemble, à son image.
Les fonctions basiques de personnalisation :
- Choix des couleurs (y compris des codes couleurs personnalisés)
- Choix de la police
- Insertion d’une image de fond
- Choix de l’affichage du tableau de TVA
- Choix de l’affichage des totaux
- Disponibilités du type de bordures et de la couleur
- Affichage des images du catalogue
- Design du pied de page
Les fonctions avancées pour la personnalisation :
- Créer plusieurs designs de documents
- Affecter un design à un type de document (uniquement les factures par exemple)
- Choix de couleurs principales et secondaires pour tout le document (bordure, nom d’articles, sections, descriptions …)
- Choisir les colonnes à afficher dans la facture
- Repositionner les champs où l’on veut sur le document et gérer leur design (taille, couleur, …)
- Insérer des champs personnalisés
La gestion du catalogue doit être puissante
Si de plus en plus, les logiciels CRM français (notamment SAAS) intègrent la brique facturation, il faut rester vigilant avant l’adoption à vérifier que la gestion du catalogue fonctionne bien et qu’il y ait éventuellement des fonctions avancées. Si vous en avez le besoin, regardez cette checklist des petits plus :
- Gestion des stocks
- Ajout d’une image
- Gestion des produits composés et nomenclatures
- Gestion des grilles tarifaires
- Réduction et remise par quantité
- Codes comptables personnalisables
- Traductions des documents
Le logiciel CRM et facturation doit proposer la gestion des acomptes et avancements
Bien que plus répandus dans le domaine de la prestation de services, les acomptes n’en demeurent pas moins indispensables pour tous les corps de métier dans un outil CRM. Vous devez avoir la possibilité de sélectionner depuis un devis 1 ou plusieurs acomptes, et que ceux-ci soient repris automatiquement dans la création de factures d’acompte. Donc vous évitez les erreurs de saisie lors de la facturation.
Fonction très rare dans une solution CRM avec factures, la gestion des avancements et situations devient indispensable quand vous travaillez sur des projets longs ou des chantiers (plusieurs mois voire plusieurs années). Vous pourrez voir pour chaque facture quel montant a déjà été facturé pour quelle ligne, ce qui est en attente de facturation et ce qui le sera plus tard.
Le CRM doit rimer avec automatisations et digitalisation
En alliant la facturation et le CRM, il faut aussi que cela vous fasse gagner du temps en digitalisant totalement vos process et les automatise.
Les modèles de factures deviennent vite indispensables. Si vous avez une facture type, ou qui revient régulièrement avec les mêmes données à saisir, vous gagnerez énormément de temps si vous l’enregistrez en modèle. En éditant une facture, vous pouvez insérer un modèle et les articles se chargeront automatiquement (les prix se définissent également directement sur le modèle). Les factures restent cependant modifiables après avoir chargé un modèle de factures.
Pensez à l’automatisation ! Depuis les pipelines, certains logiciels de CRM et facturation permette d’automatiser la transformation de devis en factures et la création de factures. Tout cela en changeant l’opportunité de colonnes.
Les CRM ont de plus en plus des fonctions de tracking. Par exemple sur Karlia, vous savez si la personne a lu l’email envoyé et connaissez le temps de lecture/consultation de la facture.
Pour assurer un suivi commercial parfait, éviter les tâches chronophages et améliorer vos délais de paiement, la Relance automatique des factures agit comme une petite révolution. Evidemment, vous pouvez construire plusieurs types de scénarios. En fonction d’une typologie de clients, vous adapterez le ton dans les différents emails. En revanche, quand la facture a le statut payé, les relances s’arrêtent. Il faut également que les relances puissent être coupés manuellement.
Comment fonctionne la facturation avec le CRM dans Karlia ?
Quelques fonctionnalités de notre CRM et facturation
Les fonctionnalités classiques
- Factures classiques
- Factures d’acompte
- Avoirs
- Factures d’avancement et de situation
- Factures de solde
- Abonnements et factures récurrentes
- Paiement en ligne via Stripe ou autre
Les petits plus à avoir
- Design 100% personnalisable avec insertion de champs
- Visualiser la marge en direct
- Automatisation des relances avec scénarios
- Pouvoir générer une commande en un clic
- Relié aux projets si besoin
Comment la facturation sur Karlia est reliée à toute notre solution CRM ?
Concrètement, la facturation, c’est la finalité pour chaque TPE, PME ou startup du travail effectué pour un client. Au-delà, dans un outil CRM tout-en-un comme Karlia, il faut naturellement que la facturation soit reliée à tous les autres modules. Découvrez toutes nos possibilités :
- Emails : l’envoi peut se faire depuis votre adresse email en la synchronisant. Le mail est alors classé sur le contact et/ou entreprise cliente. Vous savez également si le mail a été ouvert ou cliqué
- Opportunités : pour un suivi complet de votre cycle de vente, les factures de vente sont reliables aux opportunités
- Devis : Si vous utilisez des acomptes et que vous les mentionnez sur le devis initial, le montant pour chaque acompte sera repris automatiquement sur les différentes factures.
- Gestion commerciale : Selon le fonctionnement de votre entreprise, il y aura peut-être eu quelques étapes en amont notamment sur la partie gestion commerciale (création de devis, bons de commande ou bons de livraison). Notre brique facturation est reliée à toute la gestion commerciale. Transformer un devis ou bon de commande en facture se fait ainsi en 1 clic.
- Gestion de projet et rentabilité : cela se fait de 2 façons. Vous pouvez au choix relier une facture déjà faite à un projet (ou une tâche) ou facturer directement depuis le projet.
- Achats et commandes fournisseurs : à partir d’une facture enregistrée, il est possible de créer une commande fournisseur ou une dépense afin d’avoir toute la gestion dans un CRM
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