Suivi financier : Conseils indispensables et bonnes pratiques

By Théo

Le suivi financier est le processus continu d’examen et d’analyse des performances financières d’une entreprise, par rapport à ses objectifs et prévisions budgétaires établis. Il permet de s’assurer que l’entreprise reste sur la voie de ses objectifs financiers à court et à long terme. C’est pourquoi, il est très important de bien gérer son suivi financier. Nous vous donnons nos recommandations dans cet article.

Le rôle stratégique du suivi financier dans les entreprises

Suivi financier : étape nécessaire de la stratégie financière

Le suivi financier permet une évaluation continue de la performance financière d’une entreprise par rapport à ses objectifs stratégiques. Il est donc très important pour une entreprise. Cette surveillance régulière aide à identifier rapidement les écarts entre les prévisions et les réalisations. Elle permet alors des ajustements opportuns pour corriger les trajectoires ou saisir de nouvelles opportunités.

De plus, le suivi financier :

  • assure une gestion efficace des risques financiers,
  • optimise l’allocation des ressources,
  • soutient la prise de décision éclairée.

Il a donc un impact direct sur la santé financière et la croissance à long terme de l’entreprise.

Intégration du suivi financier dans la stratégie globale de l’entreprise

Le suivi financier est d’une grande importance pour la stratégie globale de l’entreprise. Il va permettre d’aligner les opérations quotidiennes avec les objectifs à long terme de l’entreprise. Il assure donc une croissance durable. Voici les étapes à mettre en place pour l’intégrer à la stratégie globale :

  • Définir des objectifs stratégiques clairs : commencez par établir des objectifs stratégiques précis pour l’entreprise, incluant des cibles financières à atteindre sur le court, moyen et long terme.
  • Créer un plan budgétaire aligné : élaborez un budget détaillé qui reflète les intentions stratégiques de l’entreprise, en allouant les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs tout en prenant en compte les contraintes financières.
  • Mettre en place des indicateurs de performance clés (KPIs) : identifiez des KPIs financiers et non financiers qui mesureront les performances dans des domaines clés alignés sur les objectifs. Ces indicateurs aideront à suivre les progrès et à identifier les zones nécessitant des ajustements.
  • Réaliser des revues financières régulières : organisez des revues financières périodiques pour analyser les performances par rapport au budget et aux KPIs. Ces revues doivent inclure l’examen des états financiers, des flux de trésorerie et des projections financières.
  • Adapter la stratégie en fonction des performances : utilisez les insights obtenus lors des revues financières pour faire des ajustements stratégiques en temps réel. Cela peut inclure le redéploiement des ressources, la révision des objectifs ou la modification des stratégies d’investissement et de financement.
  • Communiquer et impliquer les équipes : assurez une communication claire des missions, des résultats, des revues financières et des ajustements stratégiques à toutes les parties prenantes. L’implication des équipes à tous les niveaux garantit l’alignement et la motivation pour atteindre les objectifs stratégiques.
  • Utiliser la technologie et les outils de gestion financière : adoptez des solutions technologiques avancées pour le suivi financier, telles que des logiciels de gestion financière, des plateformes d’analyse de données et des systèmes de reporting intégré. Ces outils facilitent le suivi en temps réel, l’analyse précise et la prise de décision rapide.

Mais quels outils choisir ? Et quels types d’outils s’offre à vous ? Voyons plus en détail les différentes solutions.

dessin vectoriel d'un homme et une femme travaillant sur un outil de suivi financier

Les outils de suivi financier

Utilisation d’outils et de logiciels de gestion de trésorerie

Un logiciel de gestion de trésorerie est un outil clé pour le suivi précis et en direct des mouvements financiers liés à votre entreprise. Il offre la possibilité de visualiser le solde actuel de la trésorerie et de prévoir ses fluctuations futures.

Grâce à ses multiples fonctionnalités, ce type de logiciel aide à prévenir tout besoin imminent de liquidités. Sa capacité à se connecter aux comptes bancaires via des services d’agrégation bancaire assure un accès presque instantané à l’état de votre trésorerie.

L’atout majeur d’un logiciel de trésorerie ? Il peut montrer immédiatement la liquidité disponible. C’est-à-dire, la capacité de l’entreprise à couvrir ses obligations à court terme et, si nécessaire, à augmenter ses prévisions de ressources pour éviter un déficit de trésorerie.

Par conséquent, un logiciel de trésorerie fournit une vue actualisée des fonds disponibles et facilite la prévision du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) sur diverses périodes (une semaine, un mois, six mois, un an). Il contribue efficacement à la gestion et à la prise de décision au sein de l’entreprise.

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Reporting Financier : Suivi régulier dans le temps

Un reporting financier permet de suivre de près la trésorerie d’une entreprise. Il permet de faire des analyses entre les prévisions budgétaires d’un côté et les dépenses réelles. C’est très efficace pour créer des synthèses pour :

  • les données comptables,
  • les achats et les ventes,
  • les stocks.

Pour un reporting financier efficace, vous pouvez utiliser des outils spécifiques comme le tableau de bord financier.

Tableaux de bord financiers : indicateurs clés à suivre

Les tableaux de bord financiers sont des outils de reporting qui agrègent et visualisent des données financières clés d’une entreprise en un coup d’œil. Ils compilent des indicateurs de performance clés (KPIs), des rapports de revenus, de dépenses, de flux de trésorerie, et d’autres métriques financières importantes. L’entreprise peut donc réaliser rapidement une analyse de leur situation financière actuelle.

Ils sont essentiels pour une gestion financière efficace. En effet :

  • ils fournissent une vue d’ensemble instantanée et précise de la santé financière de l’entreprise,
  • ils facilitent la prise de décision éclairée en permettant un suivi en temps réel des performances par rapport aux objectifs stratégiques.

Ainsi, ils jouent un rôle central dans l’optimisation des performances et la planification stratégique.

Nous sommes d’accord, ces outils sont indispensables pour le suivi financier de votre entreprise. Mais sans méthodes fixes, ils ne vous seront pas d’une grande utilité. Découvrons comment s’y prendre.

Les pratiques et méthodes de suivi financier

Établir un processus de suivi financier structuré

Établir un processus de suivi financier structuré est fondamental pour garantir la santé financière et la croissance soutenue d’une entreprise. Voici comment procéder :

  • Définir les objectifs financiers : commencez par clarifier les objectifs financiers à court, moyen et long terme de votre entreprise. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (critères SMART).
  • Sélectionner les indicateurs de performance clés (KPIs) : identifiez les KPIs financiers et opérationnels qui reflètent le mieux la performance et la santé financière de votre entreprise. Ces KPIs pourraient inclure le chiffre d’affaires, la marge brute, le EBITDA, le flux de trésorerie disponible, le ratio de liquidité, etc.
  • Mettre en place des systèmes de collecte de données : assurez-vous d’avoir en place des systèmes et des procédures pour collecter de manière efficace et précise les données financières nécessaires. Cela peut inclure des logiciels de comptabilité, des outils de gestion de trésorerie, et d’autres systèmes informatiques intégrés.
  • Créer des tableaux de bord et des rapports financiers : comme vu plus haut, utilisez les données collectées pour créer des tableaux de bord financiers et des rapports périodiques. Ces outils devraient offrir une vue claire de la performance financière et permettre une comparaison facile avec les objectifs et les périodes précédentes.
  • Évaluer régulièrement la performance : planifiez des revues financières régulières (mensuelles, trimestrielles, annuelles) pour évaluer la performance de l’entreprise par rapport aux KPIs et aux objectifs financiers. Cela implique non seulement de regarder les chiffres, mais aussi d’analyser les causes des écarts et de comprendre les tendances sous-jacentes.
  • Adapter et optimiser : en fonction des résultats des revues financières, prenez des décisions éclairées pour adapter ou optimiser les stratégies et les opérations de l’entreprise. Cela peut inclure des ajustements dans les budgets, la réallocation des ressources, ou l’initiation de mesures correctives spécifiques.

Pour réussir à établir ce processus, vous devez former vos équipes à l’importance du suivi financier. Auquel cas, ils ne prendront pas conscience de son importance.

Formation et sensibilisation des équipes au suivi financier

En formant votre personnel, vous allez rendre votre suivi financier bien plus efficace. Voici les bénéfices de cette action :

  • Améliore la prise de décision : les employés informés comprennent mieux l’impact de leurs actions sur la santé financière de l’entreprise, conduisant à des décisions plus responsables et alignées sur les objectifs financiers.
  • Renforce l’engagement : une meilleure compréhension des objectifs financiers renforce l’engagement des équipes envers les buts de l’entreprise, favorisant une culture de responsabilité et de performance.
  • Optimise la gestion des ressources : les équipes formées peuvent gérer plus efficacement les ressources, évitant le gaspillage et contribuant à l’efficacité opérationnelle globale.
  • Facilite la communication : la sensibilisation au suivi financier aide à uniformiser le langage utilisé dans l’entreprise pour discuter des performances, facilitant la communication interne.
  • Anticipe les problèmes financiers : les employés formés sont plus aptes à identifier et signaler les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques, permettant des interventions préventives.

En bref, la formation et la sensibilisation au suivi financier permettent de créer une équipe proactive, consciente de l’importance de la santé financière, et capable de contribuer positivement à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise.

dessin vectoriel d'une formatrice enseignant le suivi financier à un employé sur son bureau

Pour autant, malgré des processus bien pensés, des équipées formées et de bons outils, vous pouvez être confrontés à des pièges. Nous vous donnons quelques conseils pour les éviter.

Pièges à éviter pour le suivi financier

Les erreurs courantes du suivi financier

L’absence de mis à jour des postulats de base

L’absence de mise à jour des postulats de base dans le suivi financier peut nuire gravement à la gestion financière pour plusieurs raisons :

  • Prise de décision erronée : s’appuyer sur des données obsolètes mène à des décisions inadaptées aux conditions actuelles du marché.
  • Réactivité réduite : sans actualisation, l’entreprise peine à s’adapter rapidement aux changements économiques ou de marché.
  • Planification inappropriée : les prévisions et les budgets basés sur des postulats dépassés deviennent inefficaces, impactant la trésorerie et les investissements.
  • Perte de confiance : la crédibilité auprès des investisseurs et partenaires financiers peut s’éroder si l’entreprise semble déconnectée de la réalité.
  • Mesures correctives inefficaces : des actions basées sur des informations périmées ne ciblent pas correctement les problèmes actuels.

Les oublis des coûts annexes et des délais

Ignorer les coûts annexes et les délais dans la gestion financière peut gravement nuire à la précision du suivi financier :

  • Sous-estimation des coûts : ne pas inclure les coûts annexes conduit à une prévision budgétaire inexacte, impactant négativement les prévisions de dépenses.
  • Rentabilité faussée : l’omission de ces coûts peut donner une image trop optimiste de la rentabilité des projets, risquant des résultats financiers décevants.
  • Problèmes de trésorerie : ne pas anticiper correctement les délais de recettes et de paiements peut créer des tensions de trésorerie, nécessitant parfois des solutions de financement coûteuses.
  • Décisions stratégiques inappropriées : une planification qui néglige ces éléments peut mener à des choix stratégiques erronés, affectant l’allocation des ressources.
  • Impact sur la réputation : Des projections financières non fiables peuvent compromettre la confiance des partenaires financiers et nuire aux relations d’affaires.

C’est donc très important d’intégrer tous les coûts et délais pertinents pour garantir un suivi financier fiable et une prise de décision éclairée.

Le manque d’anticipation

Le manque d’anticipation est un piège majeur en gestion financière, car il :

  • Provoque des difficultés de trésorerie : l’entreprise peut se trouver sans les fonds nécessaires pour ses opérations ou opportunités, à cause d’une mauvaise préparation aux fluctuations financières.
  • Réduit la réactivité : une planification insuffisante limite la capacité à répondre efficacement aux changements du marché ou aux urgences financières.
  • Entrave la saisie d’opportunités : sans anticipation, l’entreprise risque de passer à côté d’opportunités de croissance faute de ressources disponibles ou de préparation.
  • Augmente les risques : ne pas anticiper expose à des risques financiers non identifiés, comme les variations de taux ou les changements réglementaires.
  • Conduit à des décisions sous-optimales : des décisions prises sans considération des implications à long terme peuvent nuire à la santé financière future de l’entreprise.

Incorporer l’anticipation dans la stratégie financière permet une meilleure gestion des risques, une réactivité accrue, et des décisions plus stratégiques, essentielles pour la croissance et la stabilité à long terme.

dessin vectoriel de deux employés discutant devant un tableau montrant les pièges du suivi financier

Les risques liés à l’utilisation des outils sans maîtrise

L’automatisation et la gestion prédictive

L’automatisation et la gestion prédictive, bien que bénéfiques pour le suivi financier, peuvent représenter un piège si mal gérées :

  • Dépendance excessive : une confiance excessive dans les systèmes automatisés peut mener à un manque de supervision humaine. Vous risquez d’ignorer des anomalies ou des erreurs non détectées par les algorithmes.
  • Sensibilité aux données d’entrée : la qualité des prévisions prédictives dépend fortement de la qualité des données d’entrée. Des données inexactes ou incomplètes peuvent entraîner des décisions basées sur des prévisions erronées.
  • Complexité et coûts : la mise en œuvre de systèmes avancés d’automatisation et de prévision nécessite des investissements significatifs en temps et en ressources, avec le risque de ne pas obtenir le retour sur investissement attendu.
  • Résistance au changement : l’intégration de ces technologies peut rencontrer une résistance de la part des employés, affectant leur adoption et l’efficacité globale du suivi financier.
  • Sécurité et confidentialité : l’utilisation de données pour l’automatisation et la prévision soulève des préoccupations en matière de sécurité des données et de confidentialité, nécessitant une gestion rigoureuse.

Bien utilisées, l’automatisation et la gestion prédictive peuvent améliorer l’efficacité et la précision du suivi financier. Il est pour autant nécessaire de maintenir une supervision humaine adéquate, d’assurer la qualité des données, de gérer les coûts et les attentes, de faciliter l’adoption par les employés et de protéger la sécurité des données.

Finalement, un suivi financier rigoureux est nécessaire pour la santé et la croissance d’une entreprise, permettant des décisions stratégiques fondées et une gestion des risques efficace. L’adoption d’un outil comme Karlia, simple et intuitif, rend ce suivi accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur expertise financière. Attention tout de même à ne pas se faire avoir par les pièges courants !