Comment assurer la bonne facturation du temps passé dans un logiciel ?

Comment gérer la facturation de vos temps ? Il existe de nombreuses manières de le faire, mais avoir une équipe nécessite de le traiter dans un outil pour l’automatiser et assurer un meilleur suivi.

Définition du suivi des temps et de la facturation

Qu’est-ce que le suivi des temps passés ?

Le suivi des temps, c’est tout simplement le fait de noter ses temps sur des thématiques spécifiques, des clients ou des projets et tâches, quel qu’en soit le support (matériel, informatique…). Cela permet ensuite de faire et d’avoir un compte-rendu du temps total travaillé sur un type d’activité. Le suivi des temps est crucial. En effet, le suivi des temps est encore une des très rares données que l’on utilise de manière analytique. Par exemple, dans la gestion de projet, il sert à analyser le coût et la rentabilité des projets. Cela s’applique à la prospection, à la gestion du support client… Grâce au suivi des temps, on peut analyser la rentabilité par client, projet ou opportunité.

Qu’est-ce que la facturation ?

La facturation, c’est le fait d’émettre une facture. L’émission se fait quand la prestation de service a été réalisée, mais peut se faire éventuellement en partie avant le début de celle-ci (on parle alors de facture d’acompte). La facturation est une obligation légale, avec plusieurs mentions obligatoires à insérer sur les documents de vente.

Qu’est-ce que la facturation du temps passé ?

La facturation des temps passés et suivis, c’est la possibilité de facturer le travail effectué selon le suivi qui a été enregistré pour un client, un projet ou tout autre type de refacturation.

En général, on distingue plusieurs types de facturation au temps passé :

  • Selon l’objet : facturation du temps par client, projet, collaborateur, type d’activité, opportunité
  • Selon l’unité de facturation : tarif horaire, journalier, hebdomadaire ou mensuel

A cela peut s’ajouter une fonction pour gérer le budget temps, appelé aussi suivi budgétaire. Cela permet d’estimer des containers d’heures par projet, collaborateur ou nature de temps. Et ainsi faire une comparaison Estimé/Réalisé.

Comment suivre temps et facturation ?

Le suivi des temps en mode manuel

Il existe 2 méthodes dans ce genre de suivi : travail sur papier ou tableurs (Excel…). La première implique de pouvoir perdre potentiellement les temps saisis à tout moment en perdant une feuille. Celle-ci est la méthode la plus ancienne et de moins en moins utilisée.

La deuxième se faisant sur un tableur, il faut extrêmement rigoureux dans la saisie des temps et la facturation. Le principal défaut est d’avoir des fichiers Excel séparés, non mis à jour et non partagés, donc non centralisables et compilables. Cette méthode reste très utilisée chez les TPE pour sa facilité d’adoption, mais décroit en fonction de la taille car elle ne permet pas un bon suivi des temps et de la facturation.

Utiliser plusieurs logiciels de suivi du temps et de facturation

La majorité des Tpe et Pme utilisent différents logiciels car cela digitalise leur organisation et la feuille de temps de chaque collaborateur et la facturation. Selon l’organisation de l’entreprise et son métier, l’entreprise peut également utiliser un logiciel de gestion de projets et tâches.

L’outil utilisé pour la gestion des temps permet à chaque collaborateur de saisir ses temps, et au responsable qui a travaillé sur quoi, pour quel client, et combien de temps. Cela permettra de préparer la facturation.

Si un outil de gestion de projet est utilisé en complément, il s’intègre très souvent avec la solution de gestion des temps. Cela permet de faire dans la gestion des tâches les temps associés.

La facturation se fait en général se fait sur un logiciel dédié permettant de respecter la loi anti-fraude à la TVA 2018 (applicable en France).

Note : bien souvent, les outils de gestion de projets proposent de la gestion du temps, et inversement, les outils de suivis du temps la gestion des clients et projets. Néanmoins, la 2ème fonctionnalité complémentaire est souvent limitée et ne permet pas de bien traiter la facturation des temps.

Utiliser un logiciel tout-en-un temps, projets et facturation

La dernière solution est d’utiliser un logiciel tout-en-un et spécialisé. En effet, quelques éditeurs proposent désormais des modules avec de la gestion du temps, suivi des projets et facturation. Le but est donc de centraliser feuilles des temps, gestion des tâches et édition des devis et factures. Comme tout est relié, le suivi du temps est bien plus efficace.

Par exemple, nous éditons chez Karlia une solution de gestion des temps et de la facturation client qui permet de gérer une planification automatisée des collaborateurs avec un suivi des temps prédictif et intelligent. Enfin, vous choisissez la manière dont vous souhaitez refacturer le temps passé à vos collaborateurs et gérez même la consommation des temps avec un budget pour analyser la rentabilité de votre entreprise.

A qui est destiné un logiciel de suivi du temps et de refacturation ?

Un logiciel pour les professions intellectuelles

De manière générale, le suivi des temps et sa refacturation est en lien avec les professions intellectuelles, car du temps passé va dépendre le coût total et le prix de vente total des prestations de service vendues.

Agence de conseil, communication et marketing

Les agences, peu importe dans le secteur dans lequel elles évoluent, sont souvent amenées à facturer des projets en fonction du temps suivi. En effet, certains projets ne peuvent se facturer au forfait, mais réellement en fonction du temps passé en fonction des difficultés à estimer précisément une enveloppe globale ou de futurs probables changements dans le cahier des charges par le client.

Grâce à Karlia, la planification des temps et le suivi s’effectuent en toute tranquillité pour les collaborateurs qui saisissent. Et la facturation du temps passé peut se faire de nombreuses manières : typologie d’activité, collaborateur, projet. Surtout, il est possible d’utiliser les unités qui vous conviennent : minutes, heures, jours, semaine ou mois. Et les heures saisies et suivies sont converties automatiquement dans l’unité choisie.

SSII et ESN

Les SSII et ESN (Entreprises de Services Numériques) ont énormément recours à des outils de facturation de suivi des temps car cela fait partie d’un de leurs business models. En effet, ces entreprises vont facturer au temps passé. On parle de ce secteur d’activité de TJM, dont l’unité vendue lors de la facturation s’exprime en Jours.

Expertise comptable et Commissariat aux comptes

Les experts comptables et CAC ont des lettres de mission avec des modes de rémunération variables selon la prestation effectuée : enveloppe fixe pour un certain nombre d’écritures passées et/ou missions effectuées, ainsi qu’une refacturation des temps passés en fonction d’autres activités : conseil, fiscalité, montages juridiques, …

Il est naturellement intéressant pour un cabinet d’expertise comptable d’utiliser une solution pour les temps et leur refacturation. Cela permettra d’analyser tous les coûts d’une mission, de pouvoir refacturer selon un collaborateur ou par nature de l’activité. Pour analyser la rentabilité de chaque mission.

Avocats

Les cabinets d’avocats ont plusieurs modes de facturation selon le secteur dans lequel ils évoluent. Néanmoins, un des plus utilisés est la facturation à l’heure (donc au temps passé) des honoraires car la facture de vente dépendra directement des heures réalisées.

Un des avantages d’utiliser pour un cabinet d’avocats un outil de temps et facturation comme Karlia est de pouvoir facturer automatiquement selon le collaborateur. Ce qui permet de respecter le tarif horaire de chaque avocat, juriste, … En ayant même la possibilité de facturer selon un type d’activité.


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