Comment digitaliser et automatiser ses factures avec un logiciel ?
Comment digitaliser la saisie de la facturation ?
Avec la gestion automatique des numéros de factures
Devenu une obligation légale pour pouvoir facturer en toute conformité, c’est un des points les plus regardés lors d’un contrôle fiscal. Excel et Word permettent de gérer manuellement la numérotation des factures. Mais un logiciel de facturation va automatiser cette tâche à 100% sans qu’il n’y ait d’erreurs possibles.
Cela va aussi vous permettre de respecter la chronologie des factures.
Insertion des mentions légales auto
Au début de cet article, nous avons pu voir qu’il existait de nombreuses mentions légales à gérer dans la gestion des factures. Pour simplifier l’édition de la facturation, les mentions légales sont insérées automatiquement sur chaque facture dans un logiciel dédié. Et ce en respectant vos spécificités (franchise de Tva pour les micro-entreprises, numéro d’immatriculation pour les TPE et PME, …) ou le type de clients que vous facturez (professionnel ou particulier) qui nécessitent des règles particulières.
Gestion des modèles de facture
Et si vous passiez plus de temps sur ce que vous savez vraiment faire tout en diminuant le temps administratif ? En effet, en créant des modèles de facture dans un logiciel de facturation comme Karlia, vous pouvez insérer des documents-types et ainsi accélérez la saisie des informations commerciales de vos clients.
Ainsi, plus la facture devant être en principe longue, plus vous économiserez du temps.
Comment automatiser la gestion de ses factures ?
Prévoir des relances automatiques
Votre entreprise grandit, vous avez de plus en plus de clients et donc de factures éditées ? Automatisez votre gestion et prémunissez-vous des impayés en activant des relances automatiques. Plusieurs scénarios peuvent être créés : il suffit d’adapter votre communication en fonction d’une typologie de client et les messages qui vont avec.
Accepter le paiement en ligne
Vous souhaitez accélérer vos délais de paiement ? Avec Karlia, vous pouvez éditer des factures qui contiennent des liens de paiement pour vos clients. Ceux-ci peuvent donc payer en ligne avec une expérience utilisateur améliorée. Les factures sont ainsi payées plus rapidement par vos clients tout en permettant d’améliorer la relation client.
Faire de la facturation récurrente
Vous avez des abonnements à gérer ou des clients que vous facturez chaque mois ? Avec Karlia, vous pouvez automatiser votre facturation récurrente en ayant la possibilité de créer des factures de vente et de les envoyer en programmant des récurrences. Le logiciel travaille donc tout seul pour vous !
Et comment simplifier la comptabilisation de la facturation ?
Gestion des traductions
En affectant des langues à vos interlocuteurs, vous pouvez leur adresser la facture dans la langue de votre choix. Ainsi, après avoir créé une facture dans votre devise et langue d’origine, vous pourrez la traduire en 1 clic.
Gestion facturation en devise étrangère
Vous vous arrachez les cheveux à faire les factures en euros, puis à en refaire une en dollars pour vos clients américains ? Avec Karlia, nous comptabilisons de manière 100% automatique vos factures de vente dans une devise étrangère. Il suffit de renseigner la devise voulue et la conversion est automatisée (peut être gérée aussi manuellement) pour chaque ligne de la facture en fonction de la date d’émission de la facture.
Rapprochement bancaire automatisé
En combinant facturation et rapprochement bancaire automatisé, vous êtes assuré que vos factures sont réellement réglées. De manière très intuitive (puisqu’il n’y pas besoin de connaissances comptables) en connectant vos comptes bancaires, il suffit de relier un paiement à une facture.
En lien avec la gestion en devise étrangère des factures de vente, il est possible de rapprocher de manière automatique avec la gestion des gains/pertes de change.
