Excel en tant que CRM ? Solutions et Alternatives

By Théo

Excel peut servir de CRM pour la gestion client ! Son plus gros avantage ? Il est gratuit.
De nombreux modèles existent en ligne. Nous vous proposons les meilleurs d’entre eux ainsi qu’un tuto pour faire d’Excel son outil CRM.
Il y a cependant des limites à utiliser Excel comme CRM. Nous vous présenterons des alternatives CRM convaincantes et accessibles à ceux pour qui les CRM Excel ne suffiraient pas.

Modèles, templates et exemples de CRM sur Excel

Vous cherchez des modèles ? Voici des exemples puis des templates complets pour commencer dès à présent votre CRM Excel.

Exemples de templates de CRM faits sur Excel

Vous trouverez ci-dessous nos modèles de CRM Excel. Avant de vous présenter des templates prêts à l’emploi, voici quelques exemples pour illustrer la diversité des CRM disponibles et des manières d’organiser, et présenter les données.

L’exemple du CRM Excel proposé par blog.close

Parmi les exemples de CRM Excel en ligne, certains consistent en des tableaux Excel très classiques. Ces bases de données triables sont finalement des proto-CRM. Ces modèles sont la base pour développer ensuite un outil plus ambitieux.

crm excel exemple

L’exemple du CRM Excel proposé par Spreadsheet

Spreadsheet propose des CRM Excel dont la plus-value consiste en l’ajout d’éléments visuels : graphiques, couleurs et mise en forme, … pour une meilleure lisibilité des données.

exemple crm excel

Modèle de CRM Excel

Le modèle simple et efficace

Ce modèle CRM sur Excel vous permet de centraliser les informations sur leurs prospects. Ces informations peuvent être utilisées pour suivre les progrès des prospects au fil du temps, identifier les opportunités de vente et améliorer les taux de conversion.

modele crm excel

Ce modèle est simple à utiliser et peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Il est complètement adapté aux besoins des PME et des TPE.

Voici quelques conseils pour utiliser ce modèle excel :

Complétez tous les champs, y compris les notes. Les notes peuvent être utiles pour suivre les interactions avec les prospects et identifier les opportunités de vente.

Mettez à jour la feuille de suivi régulièrement. Plus vous mettez à jour la feuille de suivi fréquemment, plus vous aurez d’informations utiles pour suivre les progrès des prospects et identifier les opportunités de vente.

Partagez la feuille de suivi avec les membres de votre équipe de vente. Cela permettra à tous les membres de l’équipe d’avoir accès aux mêmes informations et de travailler ensemble pour convertir les prospects en clients.

Téléchargez le modèle CRM Excel de Digitiz

Le modèle de pipeline de vente dans le CRM

Ce modèle de CRM excel vous permet de suivre le progrès des opportunités de vente. Il peut être utilisé pour visualiser les différentes étapes du processus de vente et identifier les opportunités à traiter.

modele crm excel

Ce modèle est plus complet que le précédent et propose différent trimestre pour bien séparer les données à l’année.

Téléchargez le modèle CRM Excel de Smartsheet

Ces deux modèles sont directement actionnables, mais demanderont peut-être des modifications pour correspondre à vos besoins spécifiques. Peut-être créer votre propre CRM sur Excel selon vos goûts serait-il plus intéressant ?

Les conseils que vous trouverez dans cet article sont faits pour vous faire gagner du temps (et de l’argent) ! Dans la suite de l’article, profitez de nos conseils pour adapter ou créer le CRM adapté à vos besoins et découvrez les alternatives pour optimiser votre gestion de clientèles.

Comment adapter ou créer un CRM sur Excel ?

Définir les objectifs du CRM souhaité.

Commençons par les bases : définissez vos objectifs commerciaux. Grâce à eux, vous saurez vraiment de quoi vous avez besoin. Pourquoi souhaitez-vous créer un CRM sur excel ? Que cherchez-vous à améliorer dans vos relations avec les clients ? Visez-vous à :

  • augmenter la rétention client ?
  • optimiser le processus de vente ?
  • personnaliser davantage l’expérience client ?
objectifs crm

Planifier la structure/l’architecture de la base de données

Maintenant que vos objectifs sont définis et que vous savez ce que vous recherchez, comment le mettre en place dans votre CRM sur excel ? Posez-vous ces questions clés :

  • Quelles informations clients sont essentielles pour votre entreprise ? (coordonnées, historiques d’achat, commentaires…)
  • Quelles interactions souhaitez-vous suivre ? (appel téléphonique, mails, action sur les RS…)

Ces réponses vous aideront à définir les champs nécessaires dans votre feuille de calcul. Définissez-les clairement ! Cela simplifiera la navigation et la recherche d’informations. Gardez à l’esprit la simplicité pour faciliter l’utilisation quotidienne du CRM par vos équipes.

Créer une feuille de calcul pour chaque catégorie d’informations

Une fois les catégories d’informations définies, il est temps de créer des feuilles de calcul dédiées à chacune d’elles. Par exemple, créez une feuille spécifique pour les contacts avec des colonnes telles que nom, prénom, adresse, et numéro de téléphone. De même, établissez des feuilles distinctes pour les transactions, les rendez-vous, et d’autres données pertinentes à votre activité.

Simplifiez la navigation au sein de votre fichier Excel en utilisant des onglets distincts pour chaque catégorie d’informations ! Cela permet à votre équipe d’accéder rapidement aux données pertinentes sans perdre de temps à chercher au sein d’un document volumineux. Une organisation claire favorise une utilisation efficace du CRM gratuit via excel.

Conseil : N’oubliez pas qu’Excel permet l’utilisation de formules ! Utilisez des formules de somme pour calculer le total des ventes, des formules de recherche pour accéder rapidement à des informations spécifiques, ou encore des formules conditionnelles pour mettre en évidence des tendances ou des anomalies.

Créer des colonnes d’identifiant unique pour faciliter les références croisées.

Intégrer des colonnes d’identifiant unique à votre feuille de calcul Excel équivaut à donner une clé à votre base de données. Ces identifiants uniques agissent comme des signatures numériques et garantissent un repérage instantané de chaque entrée. Ainsi, la gestion de vos contacts, opportunités et interactions atteint un niveau de clarté qui simplifie toute analyse ou suivi.

Comment les créer ?

La démarche est aussi simple qu’efficace.

Ajoutez une colonne supplémentaire dans votre feuille de calcul dédiée aux identifiants uniques. Utilisez des formules telles que CONCATENER ou INDEX pour générer des codes spécifiques à chaque ligne. Cette méthode garantit que chaque donnée à son propre sceau numérique, éliminant les risques de confusion.

Mettre en place des tableaux de contrôle/bord

Avec les tableaux de contrôle/bord de CRM Excel, le suivi en temps réel devient une réalité. Vous pouvez suivre les interactions avec les clients au fur et à mesure qu’elles se produisent, permettant une réactivité optimale. Cela renforce la relation client en montrant à vos clients qu’ils sont une priorité.

Optimiser la lisibilité des données

Utiliser des graphiques pour représenter visuellement les données importantes

L’utilisation de graphiques est un très bon moyen de rendre des données complexes plus compréhensibles. Intégrez des graphiques visuels dans vos feuilles Excel permet non seulement de simplifier la compréhension, mais aussi d’identifier rapidement les tendances et les points nécessitant une attention. Optez pour des graphiques adaptés à votre contexte, qu’il s’agisse de graphiques en barres, en camembert ou en courbes, en fonction de la nature de vos données.

Utiliser des codes couleur, des filtres et des catégories pour organiser et visualiser les données

Organiser les données peut parfois s’avérer complexe, surtout lorsque vous manipulez un grand volume d’informations. Pour remédier à cela, tirez parti des fonctionnalités d’Excel telles que les codes couleur, les filtres et les catégories. Ces outils permettent une classification claire des données, facilitant ainsi leur interprétation et leur utilisation. Votre modèle de crm Excel ne sera que plus efficace !

Protéger les plages de données

Contrôle d’accès : Garantissez la confidentialité des informations

Votre CRM contient des données importantes sur vos clients/prospects. Vous devez y faire attention ! Tout le monde ne doit pas y avoir accès. Pour éviter une fuite de données, nous vous recommandons d’attribuer des droits spécifiques à chaque utilisateur afin de limiter l’accès aux données sensibles. Ainsi, seules les personnes autorisées auront la possibilité de visualiser ou de modifier les informations pertinentes pour leurs responsabilités.

Paramétrage des autorisations : Personnalisez l’accès selon les rôles

Excel permet une personnalisation poussée des autorisations. Nous vous suggérons de définir des niveaux d’accès en fonction des rôles au sein de votre organisation. Ainsi, un commercial pourrait avoir accès aux données clients, tandis qu’un responsable financier pourrait uniquement consulter les informations liées aux transactions.

Suivi des modifications : Gardez une trace des actions effectuées

Pour renforcer la sécurité de vos données, nous vous préconisons la mise en place d’un suivi des modifications. Ainsi, toute altération des informations sera enregistrée, permettant une traçabilité précise. Cette fonctionnalité garantit une transparence totale et simplifie la détection d’éventuelles erreurs ou manipulations non autorisées.

Sauvegarder vos données

Pensez à sauvegarder parfois vos données. Votre base de données est inestimable. Sauvegarder vos données sur d’autres disques, drive ou fichier au minimum. Dans le cas de documents utilisés par de nombreux collaborateurs et collaboratrices, les sauvegardes sont d’autant plus recommandées.

Tester et ajuster

Rome ne s’est pas faite un jour, ce sera pareil pour votre CRM gratuit sur Excel ! Votre V1 ne sera pas votre version définitive. Utilisez-le, testez-le et repérez les pistes d’amélioration. Au fur et à mesure, vous serez en mesure d’ajuster votre création pour arriver à la version la plus efficace.

Documenter / Accompagner votre CRM d’une feuille du fichier ou d’un document explicatif + Former les utilisateurs

Pour une utilisation des plus efficaces, créez une feuille de calcul détaillée, décrivant chaque étape du processus, les champs à remplir, et les interactions possibles. Cette documentation servira de référence rapide pour votre équipe, réduisant ainsi les erreurs et optimisant le temps consacré à la gestion des données. Vous pouvez également le faire sur un document distinctif.

Mais ce n’est pas tout ! L’efficacité de votre CRM dépend aussi de la maîtrise de vos équipes. Organisez des sessions de formation pour garantir une utilisation optimale. Mettez l’accent sur les fonctionnalités clés, les astuces de navigation, et les bonnes pratiques. Une équipe bien formée maximisera le potentiel de votre CRM.

Avantages et limites d’un CRM Excel

Les avantages d’un CRM Excel

Un CRM Excel présente des avantages indéniables, à commencer par sa gratuité. L’utilisation d’Excel permet d’économiser sur les coûts associés à l’acquisition d’un logiciel dédié. Cette accessibilité financière en fait une option attrayante pour les petites entreprises ou les entrepreneurs en phase de démarrage.

La personnalisation à 100% constitue un autre atout majeur. Avec Excel, chaque entreprise peut ajuster son CRM en fonction de ses besoins. Cette flexibilité offre une adaptabilité rare, permettant de modeler l’outil pour qu’il corresponde parfaitement aux processus internes et aux particularités de chaque activité.

Les limites d’un CRM Excel

Cependant, il est nécessaire de considérer les limites associées à l’utilisation d’un CRM basé sur Excel. La maintenabilité peut devenir un défi, surtout à mesure que l’entreprise évolue. Les mises à jour manuelles requises pour suivre les changements peuvent entraîner des erreurs et une perte de temps significative.

Un risque majeur réside dans la fragilité du CRM Excel. En cas de mauvaise manipulation ou de mise en œuvre incorrecte, il existe un risque réel de casse du système, entraînant la perte de données. Cette vulnérabilité souligne l’importance d’une gestion méticuleuse et d’une formation adéquate des utilisateurs.

Les connexions avec des logiciels tiers peuvent également poser un problème. La difficulté d’intégration avec d’autres outils logiciels peut entraver l’efficacité opérationnelle, créant des silos d’information et entravant la fluidité des processus.

avantage et limite crm sur excel

CRM Excel : une fausse bonne idée

Le critère principal d’arbitrage : la gratuité

Bien que le coût initial soit attractif, il est essentiel de considérer les coûts indirects liés à la gestion manuelle et aux risques potentiels de dysfonctionnement et de perte de temps. La migration certaine sur un logiciel dédié est également une tâche chronophage et risquée. La question se pose : Est-ce qu’utiliser un logiciel a X prix/mois ne serait pas un gain de productivité significatif ?

L’existence d’alternatives ?

L’existence d’autres possibilités mérite une réflexion approfondie. Le recours à un CRM dédié offre une approche structurée et automatisée pour la gestion des contacts, des ventes et du suivi client sans passer par l’étape de structuration de l’outil. Ces systèmes permettent de centraliser rapidement et efficacement vos données. Choisir son activité et se concentrer sur sa bonne réalisation demande de ne pas réinventer des concepts ou des outils professionnels et fonctionnels.

Opter pour un logiciel CRM pro, tel que celui proposé par Karlia, offre plusieurs avantages. Ces solutions sont conçues pour répondre aux besoins de votre entreprise de manière optimale. Pensées par des professionnels, ces solutions offrent une efficacité et une scalabilité inégalables. Certains CRM sont également plus complets que d’autres.

Un CRM professionnel permet une analyse approfondie des données, générant ainsi des rapports exploitables pour améliorer la prise de décision. Cette fonctionnalité devient nécessaire dans un environnement commercial en constante évolution.

Les Alternatives au CRM Excel

Lorsqu’il s’agit de gestion de la relation client, le terme “CRM Excel” est souvent évoqué. Cependant, il est essentiel d’explorer des alternatives plus efficaces et mieux adaptées aux besoins de votre entreprise. Voici quelques options à considérer, en mettant l’accent sur des solutions à la fois performantes et économiques.

Alternative 1 : Karlia, un CMS très complet et abordable

Si vous recherchez une alternative au CRM Excel qui offre à la fois une richesse de fonctionnalités et une accessibilité financière, Karlia se présente comme une solution idéale et attractive. C’est un outil tout-en-un et français ! Choisir le logiciel CRM Karlia, c’est diminuer le nombre d’outils que vous utilisez quotidiennement : intégration totale des boîtes emails, ventes et facturation, suivi de projets et ticketing. Et si finalement ces quelques dizaines d’euros par mois ne vous feraient pas économiser beaucoup plus ?

Je découvre Karlia

Alternative 2 : Sellsy, un peu plus cher mais toujours accessible

Sellsy se positionne comme une alternative solide au CRM Excel, offrant des fonctionnalités étendues tout en restant accessible. Son interface intuitive facilite la transition des utilisateurs habitués à Excel, tandis que ses capacités avancées en font un choix pertinent pour ceux qui cherchent à optimiser leur gestion de la relation client. De plus, Sellsy maintient une accessibilité financière, offrant ainsi un compromis idéal entre performances et coûts.

Alternative 3 : les “gros” CRM comme Hubspot

Pour les entreprises à la recherche d’une solution CRM plus robuste et intégrée, les CMS de grande envergure, tels que Hubspot, peuvent être une alternative intéressante. Ces systèmes offrent une gamme étendue de fonctionnalités, allant de la gestion des contacts à l’automatisation du marketing. Bien que le coût soit plus élevé, l’investissement peut être justifié par la puissance et l’évolutivité de ces solutions.

Choisir un CRM c’est répondre à ses besoins de gestion. C’est également anticiper les besoins futurs. Créer soi-même un CRM Excel ou Google Sheet permet de s’approprier la gestion client dans un environnement peut-être maîtrisé, cela permet également de profiter d’une solution à moindre coût.
Cela dit, les CRM pro ont pour eux de nombreux avantages et vous feront gagner en temps, en sérénité et en gain potentiel très tôt !