Top 8 des meilleurs outils digitaux pour agences en 2023

La mission d’une agence de communication est d’accompagner, développer et mettre en place des stratégies et moyens de communication pour ses clients.

La stratégie de communication se fait en 3 étapes :

• Trouver les axes de communication à utiliser et mettre en avant ;
• Développer la stratégie de création. De façon visuelle ;
• Planification des moyens et de leur mise en œuvre

Pour chacune de ces étapes, l’agence de communication devra utiliser des outils digitaux pour le bon déroulement de leur projet. C’est ce que nous allons vous présenter ci-dessous :

Comment gérer ses contacts, emails et agendas ?

Les agences sont constamment dans un environnement hyper concurrentiel. Elles ont tout intérêt à se démarquer puisque les outils digitaux émergent de plus en plus permettant aux agences de créer de nouvelles offres et opportunités en nombre.

Au milieu de tous ces nouveaux outils digitaux, le CRM s’est présenté en proposant des solutions principales aux enjeux de marketing et de communication pour les agences.

Grâce au CRM, les agences pourront :

• Gérer et stocker en un même endroit leurs contacts (accès en quelques clics à une fiche client et toutes les informations nécessaires au projet) ;
• Opérer une gestion complète de leur emails entrant et sortant (effectuer un tracking de ses mails pour avoir une meilleure visibilité sur l’avancée des échanges entre agence et client) ;
• Organiser leurs équipes et effectuer une planification des taches (organiser l’attribution des tâches par collaborateur et mener à bien les projets au sein de l’agence)

Comment gérer la prospection au sein des agences ?

En tant qu’agence, vous souhaitez être rapide et efficace dans les échanges que vous aurez avec vos prospects afin de les convertir en client. Pour cela, vous devrez piloter vos pipelines, analyser les opportunités et détecter les plus prometteuses pour enfin suivre leur évolution en temps réel.

Dans un souci de facilité et de rapidité, l’agence souhaitera également pouvoir créer des devis sans pour autant que l’édition soit désagréable.

Transformez vos opportunités en devis en 1 seul clic, choisissez un modèle et une personnalisation prédéfini en fonction du destinataire et enfin créez votre bon de commande une fois l’opportunité validée.

Quels sont les outils de gestion commerciale et de facturation essentiels en agence ?

Furious squad permet aux agences de gérer tous les flux de leur équipe et de stocker toutes les informations, données, documents en un seul et même endroit.

L’outil va donner la possibilité à votre agence de pouvoir identifier vos différents prospects, leur générer des devis, automatiser les actions au sein de votre équipe collaborative afin de travailler efficacement en équipe.

Pour ce qui est de la partie facture, domaine important pour toutes les agences, Furious ira détecter automatiquement les factures qui seront à émettre. Vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire qui anticipera votre trésorerie sur 12 mois. 

Prise de rendez-vous (Calendly)

Calendly est une plateforme professionnelle pour planifier les réunions de manière efficace sans utiliser vos emails pour confirmer une ou plusieurs informations.

En tant qu’agence, vous aurez à avoir énormément d’interactions avec votre client, de nombreuses informations doivent circuler entre vous et sans communication, vous ne pourrez mener à bien vos objectifs et la demande client. 

Avec Calendly, vous pourrez rendre certaines actions automatiques et ne pas intervenir lorsque le sujet n’est pas important. Cette solution permettra aux agences de se concentrer sur une tout autre tâche sans perdre de temps. 

Formulaires (Asana)

Au sein de votre agence, lorsque vos collaborateurs passent du temps à alterner entre les projets, il devient compliqué de gérer les nouvelles demandes de travail.

Avec Asana, créez tout un processus pour recevoir des demandes nouvelles. Vous pourrez alors simplifier les demandes de travail pour vos collaborateurs, et les regrouper sur le logiciel pour établir une hiérarchie et un suivis de vos tâches au sein de l’agence.

Asana propose également une grande personnalisation dans le mécanisme de réception des demandes. Les collaborateurs de l’agence de communication pourront alors économiser du temps en se focalisant uniquement sur les questions pertinentes. 

Tchat interne (Slack)

Dans une agence de communication, diffuser l’information et la rendre accessible à tous sont un élément primordial dans l’avancée d’un projet.

Avec Slack, peu importe la taille de votre agence, tenez-vous informé et adaptez-vous avec efficacité aux situations inédites. Créez des canaux en fonction des équipes de l’agence, confidentialisez-les ou non, intégrer une certaine transparence en interne selon vos besoins.

Gérez, de manière organisationnelle, toute interaction et gardez en une trace. Partagez les annonces importantes de l’agence, établissez une atmosphère de confiance pour favoriser la cohésion de groupe. 

Gestion de projets avec rentabilité (Monday Project)

Dans votre activité, en tant qu’agence de com ou de marketing, vous aurez besoin de gérer vos plannings, gérer vos budgets, mais également les collaborateurs en charge de vos projets. Monday Project est là pour vous aider dans cette gestion de projets et leur portefeuille.

Gérez et attribuez les tâches à vos collaborateurs de manière simplifiée, définissez des échéances, les étapes du projet et l’ensemble de la charge de travail de votre équipe au sein de l’agence.

Réel outil collaboratif, Monday Project vous permettra de collaborer en toute transparence entre vos équipes. Elle remplit totalement les attentes en termes de visibilité et de collaboration pour mener à bien chaque projet. 

Gestion de la connaissance interne (Notion)

Dans une agence, qu’elle soit de communication, marketing, vous aurez toujours des briefs de vos clients contenant les informations nécessaires à l’acheminement de votre projet.
Grâce à Notion, collaborez sans embûches ni encombrement.

La grande particularité de Notion, c’est que le logiciel centralise toutes données relatives soit à l’entreprise soit à un projet, afin qu’ils soient accessibles à tous les collaborateurs de l’agence.

Wiki, documents, feuille de route, rendez accessibles et transparentes rapidement les informations. 

Suite Office ou Google

 Google My Business

Cet outil de Google permettra à votre agence de gérer votre présence en ligne. Mettez à jour les coordonnées de votre agence et les utilisateurs pourront retrouver votre entreprise dans Google. Ils pourront également partager votre carte de société, présente une fois la recherche effectuée, à une tierce personne ce qui vous fera gagner en visibilité.

Créez un réel aperçu visuel de votre agence, photos d’équipe, locaux, localisation, horaires d’ouverture, … Toute information bénéfique à la crédibilité de votre agence marketing. Google permet également les avis et les notes des clients ce qui donnera du crédit en plus à votre entreprise. 

Google Analytics

Sur votre site web, Google Analytics vous aidera à comprendre le comportement de vos visiteurs. Le logiciel vous offre les données importantes dont vous aurez besoin pour prendre des décisions commerciales et/ou marketing au sein de votre agence.

Google Trend

Effectuez une comparaison des tendances relative à votre activité avec des termes prédéfinis.

Observez les différents mouvement de recherche, analysez les recherches en hausse, établissez votre stratégie en fonction des tendance actuels pour rendre visible votre agence dans les meilleures conditions.